15 Técnicas de gestão do tempo

A gestão do tempo envolve alocar o tempo certo para cada atividade do seu dia, de acordo com a relevância de cada uma delas, de forma a usar melhor esse recurso tão limitado, que são as 24 horas de cada um dos seus dias

Se você já sentiu como se esse tempo não fosse suficiente para fazer tudo o que havia programado em um dia ou se já se perguntou como algumas pessoas conseguem fazer mais do que as outras nessas mesmas 24 horas, provavelmente você está precisando entender um pouco mais sobre gestão do tempo.

Uma diferença que eu gosto de falar logo de cara é que estar ocupado não é a mesma coisa que ser produtivo. Às vezes, está mais para o oposto. Frequentemente, você gasta seu tempo com atividades aleatórias, pouco importantes e que nada rendem. Gestão de tempo tem a ver com fazer mais do que você realmente precisa fazer e que tem relação com os seus objetivos e planejamento, em menos tempo.

As pessoas mais produtivas são aquelas capazes de fazer a gestão do tempo de maneira mais eficiente. E, muitas delas, aplicam as técnicas que você verá neste artigo para serem mais eficazes e aguentar a pressão do dia a dia.

O que é gestão do tempo

Por isso, antes de mais nada, vale entender que gestão do tempo é o processo de organizar, planejar e dividir seu tempo entre atividades especificas. Gerenciar bem o tempo lhe permite trabalhar de maneira mais inteligente, não mais intensa. E o fracasso em fazê-lo causa baixa performance, ansiedade e estresse.

E essa gestão do tempo tem a mesma importância tanto para indivíduos quanto para organizações e envolve:

• Planejamento eficiente
• Definição de metas e objetivos
• Estabelecimento de prazos
• Delegação de responsabilidades
• Priorização de atividades
• Alocação de tempo

Benefícios de uma boa gestão do tempo

E se você for capaz de fazer uma boa gestão do tempo que você tem, provavelmente conseguirá experimentar uma série de benefícios.

Vamos dar uma olhada em alguns que são proporcionados por uma boa gestão do tempo:

• Pontualidade e disciplina: Uma boa gestão de tempo promove o entendimento do que é urgente e do que é importante para você, reduzindo a procrastinação e fornecendo um bom senso de direção para o que realmente está alinhado com seus objetivos.
• Organização: Ter seu tempo bem ajustado vai te proporcionar mais organização em relação à sua agenda e compromissos. Além disso, ter uma boa gestão do tempo também indica um organização em casa e no trabalho, evitando gasto de tempo procurando coisas.
• Autoconfiança. Como resultado de uma boa gestão do tempo, os indivíduos conseguem realizar mais tarefas e começam a ser reconhecidos pelos colegas por isso. Isso aumenta sua autoconfiança e autoestima.
• Previsão e segurança. Bons gestores de tempo são bons planejadores e, por isso mesmo, passam a ser capazes de prever com mais precisão o que pode acontecer em momentos futuros, se preparando melhor e sendo mais seguros de uma maneira geral.
• Redução no estresse e ansiedade. Uma boa gestão do tempo depende da priorização de tarefas e atividades. Ao separar o essencial do supérfluo é possível ficar menos sobrecarregado e consequentemente ter menos estresse e ansiedade em relação ao que vai acontecer.
• Menos retrabalho. Organização e gestão do tempo resulta em menos erros e, portanto, menos retrabalho, porque você está consciente e concentrado no que precisa ser feito.
• Menos conflitos. Ao esquecer ou falhar no cumprimento de prazos e tarefas, pessoas ao seu redor podem se irritar e gerar conflitos que poderiam ser evitados.
• Mais tempo livre. Não podemos acrescentar mais horas ao dia, mas podemos fazer melhor uso das 24 horas que temos. Saber escolher o que fazer, quando fazer e, mais importante, o que deve ser evitado são benefícios fundamentais de uma boa gestão do tempo.
• Melhores tomadas de decisão. Ao aprender a gerir o tempo, você tende a melhorar o seu processo de tomada de decisões, evitando a fadiga de tomada de decisão, tão comum hoje em dia, e, portanto, escolhas ruins.

Por fim, uma boa gestão do tempo é a chave para uma vida mais bem-sucedida: Se você consegue organizar melhor o seu tempo, com certeza terá mais chances de alcançar melhores resultados, tomará decisões mais saudáveis e assumirá controle do próprio destino.

Técnicas de gestão do tempo

Então se você já entendeu os benefícios e o que envolve ter uma boa gestão do tempo, vale a pena conhecer as principais técnicas que vão te auxiliar nesse processo:

Planejamento de Vida

Não adianta querer fazer a gestão do tempo só no momento atual se você não tem nem ideia para onde está indo. Por isso, ter um planejamento de vida pode ser a diferença entre gastar bem o seu tempo ou não.

Metas SMART

Um passo abaixo da gestão do tempo é pegar o que você tem de planejamento de vida e começar a transformar em objetivos para o seu presente. Essa é uma técnica para definir suas metas principais. “SMART” significa inteligente, em inglês, e também é um acrônimo. A ideia é que, para criar metas inteligentes, elas devem ser::

• eSpecíficas (Specific): o resultado esperado deve ser específico.
• Mensuráveis (Measurable): precisa ser mensurável.
• Alcançáveis (Achiavable): deve ser possível de ser alcançada com os recursos disponíveis.
• Relevantes (Relevant): tem que ser relevante, você precisa saber por que o está buscando.
• Temporais (Time-bound): é necessário um prazo dentro do qual o resultado deve ser cumprido

Plano das 12 Semanas

O plano das 12 semanas é uma nova maneira de pensar em gestão do tempo e na forma como você define os seus objetivos e metas. Aqui ao invés de pensar na tão famosa meta anual ou até por um período maior, você vai estabelecer objetivos para o curto prazo (exatamente 3 meses).

E se eu puder te dar uma dica aqui é que você conheça como implementar a metodologia OKR, que pode ser usada nesse mesmo período de 12 semanas e se refere a Objectives e Key Results – que são os critérios que você usa para alcançá-los. Trata-se de um framework muito popular entre grades companhias, tais como Google, LinkedIn e Uber.

Os objetivos, portanto, descrevem o que você quer alcançar. Devem ser curtos e motivacionais. Uma organização deve ter de 3 a 5 objetivos por vez. Os Key Results são as métricas para medir o progresso e também não devem passar de cinco por objetivo.

Matriz de Eisenhower

Essa técnica já foi abordada aqui no blog em outro post. Trata-se de um quadro estratégico dividido em dois eixos (da importância e da urgência) que te auxilia a organizar e a categorizar suas tarefas, de forma a estabelecer o que você precisa fazer e em que ordem.

Essa é uma das grandes formas de você fazer a sua gestão do tempo da melhor maneira possível, já que a matriz é dividida em quatro quadrantes, com as seguintes classificações:

1. Fazer: contempla tudo o que for urgente e importante que, portanto, precisa ser feito imediatamente.
2. Agendar: são as coisas importantes, mas não urgentes e, por isso, podem ser programadas e agendadas.
3. Delegar: tudo o que for urgente, mas não importante, então, você pode pedir para outra pessoa resolver.
4. Eliminar: não é urgente nem importante devendo, assim, ser eliminado.

Planejamento semanal

Agora, na minha opinião, apesar das técnicas e métodos anteriores serem essenciais e a base para a sua gestão do tempo, a verdade é que você só gerencia seu tempo quando ele está ocorrendo e uma visão mais focada no presente é necessária.

Desenvolver um planejamento semanal permitirá que você consiga definir melhor as prioridades da semana. Depois de tomar nota de tudo o que precisa ser feito, organize as tarefas diariamente. Assim, basta olhar a agenda para saber qual é a próxima atividade a ter início.

Além disso, observe seus “níveis de energia” ao longo dos dias e horários, de forma a organizar as tarefas de acordo, para aproveitar melhor tanto os picos de energia quando os momentos menos enérgicos. 

GTD – Getting Things Done

Também já apresentado aqui no blog, o objetivo do método GTD é tirar tudo que está na sua cabeça, colocar em um sistema de execução confiável fora da sua mente de forma a não esquecer nada.

A ideia é que se você quer fazer a sua gestão do tempo, precisa saber exatamente o que vai fazer e, esquecer uma tarefa importante pode colocar todo o seu planejamento a perder. O método GTD é baseado em cinco pilares:

• Coletar: anotar tudo o que vem à sua mente.
• Analisar: decidir o que fazer com cada ideia.
• Organizar: acertar a ordem de prioridade das ideias.
• Revisar: manter a lista atualizada e relevante.
• Fazer: trabalhar nas tarefas definidas.

Método Ivy Lee

Além do planejamento semanal, é essencial que você saiba priorizar as tarefas de cada dia. O método Ivy Lee indica que você liste as 6 tarefas mais importantes que precisará realizar no dia.

Para fazê-lo, você pode tanto listar seus afazeres em um planner, no Evernote, no Todoist ou na ferramenta que funcionar melhor para você. O importante é que você tenha um plano organizado.

Regra 1-3-5

Essa regra é um desdobramento da execução diária e pode ser um excelente complemento ao método Ivy Lee para uma boa gestão do tempo ao longo do seu dia. Aqui, você vai destrinchar as prioridades que precisa realizar, nessa lógica você teria:

• 1 atividade de alta prioridade
• 3 atividades de média prioridade
• 5 atividades de baixa prioridade

Você deve ter percebido que aqui a sugestão são de 9 tarefas para o seu dia. A contagem me importa menos das tarefas de baixa prioridade, desde que o foco no que é importante continue.

Eat That Frog

Ainda como um complemento aos dois métodos anteriores, o Eat That Frog é um conceito criado no livro Comece pelo mais difícil (Eat That Frog na versão em inglês) do Brian Tracy que diz que você tem que “comer o seu sapo” o mais cedo possível no seu dia, ou seja, realizar a tarefa mais importante primeiro.

É muito comum deixarmos as tarefas importantes para mais tarde e começar com coisas operacionais. Isso pode ser um problema para a sua gestão do tempo e eu não te recomendo esse caminho.

Técnica Pomodoro

Agora, aproveitando que eu estou falando sobre execução, deixa eu te dar uma dica em COMO executar.

Pesquisas mostram que o cérebro humano não consegue manter o foco por mais do que 90 minutos direto. Então, para evitar sobrecarga, é importante que você faça pausas em seu trabalho.

Um bom método é a Técnica Pomodoro, que já falei aqui no blog, e que divide seu dia em blocos de tarefas e intervalos intercalados sistematicamente, evitando o cansaço por esforço repetitivo.

Rastreamento de tempo

Antes de qualquer coisa, você precisa saber em que está investindo o seu tempo. Muitas vezes, há uma grande discrepância entre o que você acha que faz e o que de fato acontece e isso é um grande problema para você fazer a gestão do tempo de forma correta. É por isso que frequentemente pode surgir a sensação de que o dia acabou e você não fez nada.

Se você estiver seguindo os métodos que falei aqui acima é bem provável que esteja conseguindo executar atividades e estar com a sensação de dever cumprido, mas mesmo assim é importante entender como você tem gasto seu tempo.

Por isso, uma boa ideia é anotar quanto tempo você gasta em cada uma das atividades de seu dia a dia, por mais simples e curtas que elas pareçam. Assim, você será capaz de rastrear como está sua rotina diária. Aconselho que você não gaste tanto tempo nesse processo de registro, só fazer um levantamento geral que te dê uma noção vai ajudar bastante.

Bloqueio de distrações

Um dos maiores problemas na gestão do tempo é a tendência à procrastinação. Uma maneira de evitá-la é bloquear tudo o que possa distraí-lo das tarefas importantes, e isso inclui, em grande parte, apps de bate papo, redes sociais e e-mails.

Já existem apps disponíveis apenas para bloquear esse tipo de distração em seu smartphone e você pode recorrer às técnicas mais analógicas como simplesmente deixar seu celular longe de você nos períodos do ciclo Pomodoro que você estiver executando tarefas.

Não ao perfeccionismo

Mais uma dica um pouco avulsa, mas que pode influenciar diretamente o que você faz é evitar a busca pela perfeição. Essa busca pelo perfeccionismo é um dos sabotadores da mente mais frequentemente acionados por nosso cérebro.

Quando queremos tudo perfeito, nada é bom o suficiente. E a verdade é que, para aprender, precisamos errar. Portanto, foque na evolução e no resultado, não nos detalhes. Lembre-se, “feito é melhor do que perfeito”.

A liberdade do não

A gestão do tempo é algo precioso, por isso não gaste tempo com pessoas, atividades e projetos que nada têm a ver com os seus valores ou a pessoa que você quer ser.

Portanto, ao invés de aceitar convites e propostas automaticamente, apenas para agradar aos outros, aprenda a dizer não e a filtrar o que você está fazendo. Foque sempre no que faz sentido para você.

Bullet Journal (BuJo)

Esse método também não é novo por aqui. O Bullet Journal é basicamente um diário de registros, cujo objetivo é observar o passado, organizar o presente e planejar o futuro. Seus componentes são:

• Index: índice, com uma lista numerada de páginas;
• Coleções: Log diário (com as tarefas diárias), Log Mensal (com um calendário de afazeres) e Log Futuro (atividades a longo prazo).
• Outras coleções: listas, notas, mapas mentais, rascunhos, planos etc.

Além dessas, existem muitas outras técnicas para gestão do tempo. Você usa alguma que eu não listei aqui? Me conta lá nos comentários.

No fim do dia, o mais importante é que você descubra que ferramentas e metodologias funcionam para você, de forma a tirar o máximo proveito de suas 24 horas diárias, sem que isso lhe cause estafa mental, física ou emocional.