O planejamento semanal é a organização de todas as suas tarefas e compromissos para a semana, permitindo que você tenha visão e controle das suas atividades e prioridades.
Problemas da falta de planejamento semanal
Você já teve a sensação de que a sua semana passou voando? Que você estava no piloto automático e nem sabe muito bem o que fez? Pior ainda, nem se lembra dos seus resultados e conquistas?
Esse é um dos sintomas da falta do planejamento semanal. Quando você não controla o que vai fazer ao longo da sua semana, pode parecer que tudo que você faz é acordar, tomar café da manhã, trabalhar, voltar para casa, jantar, assistir um pouco de TV para ir para a cama e começar tudo de novo no dia seguinte.
A falta do planejamento semanal pode gerar:
- Excesso de realização de tarefas não importantes
- Excesso de reuniões e eventos não planejados
- Conflito de programações em horários próximos
- Falta de tempo para fazer as tarefas mais importantes
Deu pra entender que ter um planejamento da semana pode te ajudar bastante né? Mas se você ainda tem alguma dúvida, deixa eu te falar um pouco mais dos benefícios de se fazer um.
Por que fazer um planejamento semanal
Ter um planejamento consistente pode até parecer ser complicado, mas a verdade é que com um pouco de prática esse processo acaba se tornando um hábito e vale a pena entender alguns motivos que fazem ele valer a pena:
- O planejamento semanal permite que você se prepare para o que vai acontecer. Se você sabe que na sexta-feira é aniversário de um amigo, pode se planejar para comprar um presente ou para não marcar nada no mesmo dia.
- E como você já organizou o que precisa ser feito até o final da semana, entende quando pode dizer “não” para planos de última hora (principalmente aqueles que não tem importância nenhuma) e também a quais dizer “sim” para suas prioridades.
- Esse planejamento da semana também vai permitir que você consiga equilibrar da melhor maneira possível o seu trabalho e a sua vida pessoal, afinal de contas, ao acompanhar todas as suas tarefas, você pode (e deve) destinar períodos de tempo para o seu lazer.
- Por fim, o planejamento semanal propicia que você separe o que é urgente do que é importante, destinando tempo para ambos na medida certa, para que não perca prazos, mas que também não deixe de lado o que é essencial para você.
Esse planejamento semanal pode ser tão simples quanto escrever uma lista de tarefas ou tão detalhado quanto priorizar tarefas de acordo com a importância e urgência em um software como o Todoist.
Independentemente, se planejar o tornará uma pessoa mais produtiva e consciente do que precisa fazer.
Como fazer o seu Planejamento Semanal em 6 passos
O mais legal é que toda semana é uma nova possibilidade de você implementar o hábito de fazer o seu plano de 7 dias. Se você quiser começar agora mesmo para a sua próxima segunda-feira, sugiro que siga esses passos abaixo:
Passo 1 – Conheça seus principais objetivos
O primeiro passo de qualquer planejamento semanal é o entendimento do que é relevante e essencial para você, tanto na sua vida pessoal, como na profissional (se você está meio perdido ainda, recomendo dar uma olhada no meu resumo do livro Essencialismo). O que você tem que ter em mente é que apesar de não planejar sua semana ser ruim. Planejá-la sem ter um entendimento das suas prioridades é muito pior.
Na minha opinião, o ponto mais importante do planejamento semanal deve ser te dar a capacidade de separar blocos de tempo de maneira intencional para todas as coisas que são mais relevantes para a sua vida e trabalho. E consequentemente, te dar a liberdade de dizer não para o que for irrelevante.
Por isso, antes de começar a fazer o seu planejamento semanal propriamente dito, separe um tempo para refletir (e anotar) quais são seus principais objetivos. Particularmente eu uso o Evernote para manter uma lista das minhas metas e do que eu considero importante.
Passo 2 – Planeje sua semana antes do início
Se você quer fazer o seu planejamento semanal de maneira organizada e correta, faça isso antes da sua semana começar. Isso te dá espaço para pensar com clareza e não se perder nas urgências e excesso de tarefas que eventualmente possam ocorrer.
Por isso, preferencialmente use o domingo para preparar o seu plano da semana seguinte. Se você não gostar de “trabalhar” aos finais de semana, tente a sexta-feira anterior ou, na pior das hipóteses, o primeiro horário da segunda-feira. Caso a sua semana de trabalho comece em qualquer outro dia diferente da segunda, você deve se adaptar a isso.
Isso permite que você comece a semana na frente, mais focado e com o entendimento do que precisa fazer logo que começar a trabalhar, sem perder tempo com besteiras.
Além disso, quando você “bloqueia” tempo na sua agenda para o que você considera essencial na sua semana, está menos propenso a aceitar convites para atividades que não estejam alinhadas com o que é prioridade para você.
Passo 3 – Programe tudo em sua ferramenta
É essencial que você tenha uma ferramenta de controle das coisas que você precisa fazer. Eu utilizo o Todoist e ela funciona centralizando todas as minhas tarefas e compromissos. Veja no exemplo abaixo que eu vou adicionando tanto atividades como reuniões e obrigações que eu tenho.
A ideia é que de nada serve fazer o seu planejamento semanal se você acabar esquecendo de alguma atividade ou compromisso. Assim, anote tudo na sua ferramenta de controle de atividades. Uma ferramenta complementar que pode ajudar é o uso do Google Agenda.
Passo 4 – Tenha um checklist do planejamento semanal
Quando você começar a fazer o planejamento da semana, pode ser que demore um bom tempo para lembrar de todas as tarefas, reuniões e obrigações que você tem para os próximos 7 dias.
Como a ideia aqui é ser o mais objetivo possível, ao invés de ficar pensando muito, sugiro o uso de um checklist com as suas principais prioridades listadas. Uma sugestão inicial para você trabalhar em cima poderia ser:
- Trabalho 1: separar blocos de tempo para seus 3 principais objetivos
- Trabalho 2: agendar principais reuniões e compromissos
- Trabalho 3: colocar prazos para entregas de tarefas importantes
- Trabalho 4: colocar prazos para cobrar o que você delegou
- Saúde 1: separar blocos de tempo para exercícios
- Saúde 2: agendar consultas médicas para a semana
- Relaxamento 1: ter tempo para ler um livro ou ouvir podcast
- Relaxamento 2: fazer uma sessão de yoga ou meditação
- Social: separar uma noite para jantar com amigos
- Relacionamento: ter um horário para fazer uma atividade em família
- Diversão: fazer pelo menos uma atividade durante o final de semana
- Casa: separar tempo para limpar o apartamento ou fazer compras
Essas são só algumas sugestões que você não precisa seguir necessariamente, basta pegar o que faz mais sentido para sua realidade e adaptar para ter sempre um checklist para acompanhar. Minha intenção não é que você tenha uma vida com cada minuto programado, mas faz parte do planejamento da semana separar tempo intencionalmente para o que realmente importa para você.
Lá no Todoist eu já crio atividades e reuniões recorrentes, para que eu não precise toda semana ficar reescrevendo e lembrando de novo de coisas que eu já faço. Dá uma olhada em como eu deixo programada a minha rotina matinal:
Se quiser, te indico conhecer um pouco mais da minha rotina diária ideal que está intimamente ligada com o meu planejamento semanal.
Passo 5 – Planeje um tempo de reserva para determinadas atividades
Em tese, nesse momento você já tem a sua agenda de tarefas, atividades, reuniões e compromissos da sua semana totalmente planejados. Mas é preciso tomar alguns cuidados para você não virar um escravo da sua agenda ou ferramenta de controle.
Para evitar essa armadilha do planejamento semanal considere um tempo reserva para compromissos longos ou que dependam de outras pessoas. Por exemplo:
- Adicione de 10 a 15 minutos extras ao final de reuniões
- Adicione o tempo de deslocamento para eventos fora do escritório
- Mantenha os 30 a 60 minutos finais do seu dia de trabalho livre
Vale bem mais a pena você pecar com sobra do tempo na sua agenda do que o contrário.
Uma outra boa dica em relação à sobra de tempo é criar blocos de tempo não planejados. Seu objetivo não é ter todos os pedacinhos de tempo da sua agenda ocupados. Pelo contrário, quanto mais tempo livre você tiver melhor (desde que esteja fazendo tudo que é mais importante).
Passo 6 – Revisão Semanal
A revisão semanal é o momento em que você vai refletir sobre seus últimos 7 dias e como foi o seu desempenho. Esse é um dos momentos mais importantes de todo esse processo, pois entender o que você fez e ter feedback da sua capacidade de realização é essencial para sua evolução a cada semana.
Para quem tem interesse, esse é quarto pilar do método GTD (Getting Things Done):
Algumas perguntas que devem ser respondidas nesse passo são:
- Você realizou todas as atividades que planejou?
- O que fez que te aproximou do que realmente importa para você?
- O que você deixou de fazer? Por quais motivos?
- Você poderia ter feito alguma coisa de maneira diferente?
- Quais são as próximas atividades e compromissos?
Vale a pena usar o Evernote para registrar ideias e pensamentos que lhe ocorram durante esse processo de reflexão e revisão semanal.
Tenha em mente que você pode fazer essa revisão de forma separada do início do seu planejamento para a próxima semana ou em conjunto. Independentemente, todos as informações devem ser direcionadas para o recomeço do seu planejamento semanal.
Conclusão
Fazer o seu planejamento semanal não precisa ser complicado e você nem precisa ocupar todo o tempo disponível que tem. Se eu puder dar uma dica é que você comece fazendo de maneira mais livre e vá descobrindo o que funciona melhor para você.
Apenas saiba que ter uma rotina de planejamento semanal vai te ajudar a ter uma semana mais organizada e que te permitirá fazer o que é realmente essencial para você.
Realmente dá um sentimento muito bom quando você termina a sua semana com a sensação de que evoluiu em relação aos grandes projetos e objetivos da sua vida. E fazer isso de maneira intencional, acompanhando seu desempenho a cada semana é essencial para ser mais produtivo.
E você, faz um planejamento semanal? Como é a sua organização? Me conta mais nos comentários aqui embaixo.
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