O método GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de organização e execução de tarefas criada pelo consultor em produtividade David Allen, como uma maneira de ajudar executivos a gerenciar suas atividades diárias.
Quando eu falo na metodologia Getting Things Done, existem dois tópicos que valem a pena você conhecer:
- O método GTD de produtividade – que é o assunto desse artigo
- O livro A Arte de Fazer Acontecer – que vai ficar para outro post
Então vamos começar, porque eu vou te falar que conhecer essa metodologia me ajudou bastante com a minha organização de tarefas e criação de um sistema de execução. Inclusive, considero como o melhor método como ponto de partida para qualquer guia de produtividade.
O que é o Método GTD (Getting Things Done)
De maneira bem resumida, eu gosto de ver o método GTD na prática como a sua capacidade de tirar tudo que está na sua cabeça, colocar em um sistema de execução confiável fora da sua mente e que te permite realizar essas tarefas sem se esquecer.
Antes de te explicar como usar a metodologia Getting Things Done eu acho que vale a pena você conhecer o que considero de prós e contras de usar esse método, assim você já pode formar a sua opinião pensando em alguns pontos importantes.
Pontos positivos do Método GTD
Para começar, é invegável que o David Allen conseguiu criar uma estrutura de organização muito interessante e que na minha opinião pode ser uma excelente base inicial para o seu sistema produtivo.
O grande diferencial do método GTD em relação à outras metodologias é justamente o foco em tirar tudo da mente, afinal de contas, quantas vezes você já não deixou uma tarefa de lado porque tinha diversas outras na cabeça e acabou esquecendo dela?
Pontos negativos do Método GTD
Como nem tudo são flores, vale a pena ter um olhar crítico também, afinal só segue tudo exatamente como está escrito quem está com preguiça de pensar um pouco e chegar em conclusões melhores.
A primeira coisa que eu não curti muito no método GTD (e por isso mesmo adaptei os ensinamentos de David Allen para a minha realidade) é o fato de eu considerar essa uma metodologia “com uma cara antiga”. O livro é de 2001, mas as ideias (obviamente) são anteriores a isso e acabam fazendo com que o seu criador sugira o uso de pastas, papéis e arquivos em excesso e uma estrutura low tech que na minha opinião não é compatível com os dias de hoje.
A segunda é o fato do Getting Things Done possuir uma quantidade enorme de detalhes. Se você levar a metodologia ao pé da letra verá que pode ser massante controlar todos os pormenores do dia a dia exatamente como o David Allen fala. Por isso, abaixo eu vou te mostrar os ensinamentos dele com um pouco da minha opinião.
Um outro método interessante é o Zen To Done (ZTD), que foi criado pelo Leo Babauta para quem estivesse com dificuldades de se adaptar ao método GTD.
Como começar com o método GTD
Acredito que a melhor forma de iniciar com o método GTD é ler um “resumo” das ideias dessa metodologia e começar a aplicar as mesmas para a sua realidade.
Depois disso, se você gostar e for uma ferramenta que se adapta no seu cotidiano, leia o livro A Arte de Fazer Acontecer, do David Allen, que possui muita informações e se você não for um iniciante, saberá filtrar melhor as ideias sobre a metologia Getting Things Done melhor.
Gosto de pensar nesse método como um hábito que você desenvolve e cada vez que pratica mais, vai se habituando e deixando sua vida muito mais organizada.
Pilares do GTD:
Existem cinco estágios distintos pelos quais passamos, à medida que lidamos com as nossas tarefas. Nós anotamos mentalmente ou em uma ferramenta coisas, atividades ou compromissos que exigem nossa atenção. Processamos seu significado e o que é preciso fazer em relação a cada uma delas, organizamos, revisamos (o que foi decidido) e, por fim, executamos essas tarefas.
O método GTD na prática separa essa “nossa forma de fazer as coisas” em 5 pilares que devem ser colocados em prática continuamente, todos os dias, para que você faça mais e melhor. Eles são:
- Coletar
- Analisar
- Organizar
- Revisar
- Fazer
Vamos entender cada um desses pilares:
1. Coletar
Uma das grandes frases do David Allen que eu gosto de repetir e lembrar é que a “sua mente foi feita para ter ideias e não para guardá-las”. Eu considero essa a essência do método GTD.
Esse é o momento de você parar de tentar armazenar tudo o que você precisa fazer na sua cabeça e, para isso, precisa ter um sistema de coleta de informações definido. As principais formas são:
- Post Its (muito fácil de perder os papéis)
- Caderno (mais difícil de perder, mas difícil de achar anotações)
- Planner (mais organizado)
- Computador ou celular (melhor forma na minha opinião)
Quando você tira tudo da sua cabeça e coloca em uma ferramenta que faz parte do seu sistema produtivo, você só não vai mais fazer o que anotou se não quiser.
Então o seu objetivo com o primeiro pilar do método GTD é escolher uma ferramenta (a que funcionar melhor pra você) e anotar todas as suas tarefas que precisam ser feitas. Tudo mesmo.
No meu caso, eu uso o software Todoist como ferramenta para listar minhas tarefas.
2. Analisar
Uma vez que você esteja com uma lista de tarefas pronta, você deve decidir o que fazer com cada uma delas. Aqui o método GTD faz uma separação entre tarefas que não demandam ação e tarefas que demanda algum tipo de ação. Vamos ver:
Tarefas que não demandam ação
- Atividades inúteis ou que não te interessam devem ser eliminadas da sua rotina o mais rápido possível = Lixo
- Ideias boas para o futuro mas que não são aplicáveis agora e nem no futuro próximo devem ser armazenadas = Incube
- Boas referências (como posts, dados e informações), bem como conhecimento geral deve ser registrado = Guarde
Eu tento sempre de me perguntar com o que eu estou gastando tempo mas não gostaria. Alguns exemplos simples é passar tempo demais vendo séries, jogos de futebol ou programas na TV, jogando videogame, mexendo em redes sociais ou fazendo qualquer coisa que te agregue pouco.
Uma dica boa é encontrar a ferramenta que você vai usar para armazenar esses planos, ideias e referências. Eu uso o Evernote e gosto bastante.
Tarefas que demandam ação
- Atividades que levam menos do que 2 minutos para serem realizadas devem ser feitas assim que possível = Faça
- Se demorar mais do que isso, você pode terceirizar esse “trabalho” para outra pessoa desde que acompanhe = Delegue
- Se a tarega puder ser feita em outro momento, vale a pena deixar na sua lista de tarefas e agendar = Adie + Calendário
- E se envolver muitas atividades, você vai precisar se organizar melhor, quebrando ela em tarefas menores = Transforme em projeto
Pode parecer confuso ter que pensar em cada uma dessas possibilidades para cada tarefa que surge no seu dia, mas a verdade é que depois que você se acostuma, essas escolhas e organização passam a ser naturais.
No livro Eat That Frog! de Brian Tracy, uma das dicas para praticar a procrastinação criativa sugere justamente que você tenha a capacidade de terceirizar, delegar, automatizar ou eliminar tarefas que não sejam tão importantes para você.
3. Organizar
Se você já listou suas tarefas e analisou cada uma delas, pode dar o terceiro passo do método GTD e organizar elas ainda mais. Nesse momento você vai categorizar e priorizar o que precisa ser feito.
Categorização
Separe cada uma das tarefas listadas em contextos diferentes. A ideia aqui é que você tenha uma noção de “grupos de trabalho” diferentes. Alguns exemplos de categorias podem ser:
- Trabalho
- Pessoal
- Saúde
Priorização
Esse é o momento do Getting Things Done para começar a definir quais tarefas que tem mais valor para você e devem ser feitas primeiro.
Para esse momento, eu gosto bastante de usar a lógica da matriz Eisenhower, que separa as tarefas por urgência e importância.
Essa divisão vai te ajudar na sua organização. A verdade é que você não pode só ter tarefas urgentes, tem que colocar espaço na sua rotina para as importantes também.
4. Revisar
Os 3 primeiros pilares servem para você ter a organização do método GTD como um todo. Aqui no quarto pilar a ideia é fazer uma revisão periódica semanalmente dessas tarefas. Por isso, pelo menos uma vez por semana você deve:
- Reavaliar prioridades e adicionar novas tarefas
- Separar coisas que você tenha energia e tempo
- Conferir itens delegados e tarefas grandes
- Analisar progressão e se não deixou nada de lado
Eu gosto de fazer essa revisão no domingo ou logo no começo da segunda-feira, pois assim tenho a certeza de que vou planejar bem as tarefas que devo fazer durante a semana.
5. Fazer
Por fim, depois de ter tudo bem organizado, chegou a hora de trabalhar. Esse é a parte mais objetiva da metodologia Getting Things Done. Escolha a sua próxima tarefa e decida exatamente o que fazer com ela.
Ferramentas para implementar o método GTD
Esse é um trabalho que vai passar a fazer parte do seu DNA. Imagine que toda vez que você pensar em fazer alguma coisa (desde enviar um email para um colega de trabalho até decidir ir na academia) vai usar o método GTD para tirar a atividade da sua cabeça e deixar ela no seu sistema.
E para essa sua nova rotina se tornar um hábito, o ideal é que o seu sistema produtivo use uma ferramenta confiável e que esteja disponível sempre. As principais são:
Ferramentas Offline
Eu sempre gostei muito de escrever a mão livre, sempre tive caderninhos de anotações, mas com o tempo fui percebendo que por vezes acabava esquecendo deles em alguma prateleira de livros. Por isso, apesar de entender e gostar das ferramentas offline, não indico (e me forço cada vez mais a usar as ferramentas online). Elas são:
- Papel ou post its: Tem muita gente que gosta de escrever (eu mesmo já fui um desses), mas a facilidade de perder um papel é muito grande e a dificuldade de revisar é maior ainda, por isso, eu não sugiro esse aqui
- Caderno: Ao juntar as folhas, a parte de organização fica facilitada, mas você ainda tem uma dificuldade aqui de achar informações anotadas.
- Planner: Provavelmente a melhor opção escrita, pois eles costumam ter uma organização bem feita (que facilita achar o que você está procurando, mas continua sem as facilidades tecnológicas como um sistema de busca simples)
Esse é um dos principais pontos que tenho divergência com o David Allen, que diz gostar dessa parte mais analógica e do método GTD como exposto no livro.
Ferramentas Online
Se você quer ser consistente com o método GTD e implementar ele na sua rotina para ser mais produtivo, deve considerar usar algum software que facilite o uso e controle das tarefas que você precisa fazer. Algumas possibilidades são
- Todoist: Esse é um software de lista de tarefas (To Do) bem legal. Acho simples de usar, permite categorização, priorização e controle de tarefas recorrentes. Como falei antes, é o que eu uso diariamente. Se quiser conhecer um pouco mais, aqui você encontra um resumo com dicas e como usar o Todoist.
- Trello: Essa é um sistema bem adaptável para as mais diversas realidades que permite que você separe as suas tarefas em quadros (boards) no formato do método Kanban.
- Planner: Apesar de eu nunca ter usado, indico pois essa é uma das ferramentas da Microsoft para gestão de tarefas e, se você está preso ao Outlook, pode ter uma compatibilidade melhor do que as anteriores.
A ideia aqui é que cada uma dessas ferramentas possa ser usada no seu computador, tablet e celular, de forma integrada e te deixando sempre no controle das suas tarefas.
5 dicas para implementar o método Getting Things Done (GTD)
Só conhecer os pilares do GTD e ter as ferramentas para implementar pode não ser suficiente para que você coloque o método Getting Things Done na sua rotina. Por isso eu separei algumas dicas que podem te ajudar:
Você deve ter intenção
Para implementar o método GTD com sucesso será necessário criar ou eliminar hábitos. Como você deve imaginar, algum trabalho você vai ter e estar intencionalmente envolvido com esse esforço que precisará ser feito é bem importante.
Não adianta apenas ter uma mentalidade de que você vai tentar. Se envolva objetivamente com o que precisar ser feito para que você consiga implementar o Getting Things Done na sua vida.
Leia o livro A Arte de Fazer Acontecer
Já falei no começo do post, mas vale reforçar. A Arte de Fazer Acontecer é o livro de David Allen que explica o método GTD e, apesar de eu achar que eu consegui fazer um bom trabalho com esse artigo aqui, vale a pena você se aprofundar e tirar as suas próprias conclusões das ideias do autor.
Por isso, quando for ler o livro, faça uma leitura produtiva, marcando as frases mais relevantes, fazendo resumos (é como eu gosto de ler) e até mesmo iniciando a implementação da metodologia Getting Things Done conforme for passando pelos pilares no livro.
Adapte o método GTD para sua realidade
Não adianta você tentar fazer exatamente como o David Allen fez, afinal de contas, todos somos pessoas diferentes e já temos nossos hábitos, rotinas e, muitas vezes, ferramentas que já usamos e podemos aproveitar para implementar o método GTD em nossas vidas.
Por isso, aproveite o que você já faz, adaptando a metodologia Getting Things Done à sua forma de ser e às ferramentas de controle de tarefas que você já usa.
Pratique aplicar cada um dos 5 pilares
Assim como é feito com qualquer novo conhecimento, existe uma linha de aprendizado que você precisará passar para se acostumar com o método GTD. Para isso, aplique cotidianamente e conscientemente cada um dos passos de coleta, processamento, organização, revisão e execução.
Aproveite para repetir com a maior frequência que puder cada um dos passos dos 5 pilares nos primeiros momentos implementando o método GTD. Assim você vai assimilar essa metodologia de uma maneira mais orgânica e passar pela adaptação de maneira fácil.
Mantenha o método GTD simples
Se você quer implementar o GTD de forma contínua e ter sucesso é primordial que você use a menor quantidade de ferramentas possível. Assim você evita gastar muita energia decidindo qual vai usar e não desiste desse método sensacional por desgaste. Além disso, fique só com categorias realmente importantes, evitando ter um detalhamento excessivo.
Conclusão
A essência do método GTD é a capacidade de tirar coisas da sua mente e colocar no seu sistema confiável. Pra mim essa pode (e deve) ser a base de qualquer sistema produtivo que você crie e use.
Se você gostou da minha explicação sobre o método Getting Things Done, pode ser uma boa ler o livro A Arte de Fazer Acontecer do David Allen, onde você vai poder ler cada detalhe de como o autor pensa.
E você, usa algum método de produtividade? Se sim, qual ou quais? Basta me mandar uma mensagem aqui pelos comentários.
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