Os 10 Hábitos do Método Zen To Done (ZTD)

O método Zen To Done (ZTD) nasceu como uma releitura da metodologia Getting Things Done (GTD) para organizar e executar tarefas, criado por David Allen e que já falei por aqui em outro post.

Essa adaptação foi desenvolvida por Leo Babauta, que tentou empregar o GTD, mas achou um pouco complicado e criou essa “nova” metodologia como uma alternativa de aplicação.

Já te adianto que esse tema envolve um pouco de polêmicas, principalmente relacionados às diferenças (ou a não existência delas) entre o Zen to Done e o Getting Things Done. Mais abaixo te explico o que eu acho dessa história toda.

O que é o Zen To Done (ZTD)

Para começar, vale a pena entender que o método Zen To Done visa melhorar nossa produtividade e organização com a estrutura mais simples possível.

Segundo seu criador, Leo Babauta, o Zen To Done combina aspectos de outros sistemas populares, como o próprio GTD e deu origem ao livro de mesmo nome:

O foco do Zen To Done é simplesmente realizar, aqui e agora, sem precisar fazer grandes planejamentos, deixando sua mente mais leve e sua vida mais organizada, menos estressante e mais feliz. Mas antes da gente se aprofundar nas questões mais controversas e na essência do ZTD, deixa eu te contar um pouco mais do Leo.

Leo Babauta e o Zen Habits

Leo Babauta é um cara comum, morador da Califórnia, casado, pai de seis filhos, vegano, que gosta de escrever, correr e ler. Em seu blog, ele mesmo explica que não tem nenhuma qualificação formal, não é um expert, médico, coach e nem um milionário (apesar de eu achar que essa última ele já deve ser tem algum tempo sim).

Ao longo de sua vida, Babauta implementou algumas mudanças significativas como parar de fumar, começar a correr, escrever um livro, tornar-se vegano, pagar suas dívidas e fazer um fundo de reserva (entre um monte de outras coisas).

Nesse processo de descoberta, uma de suas conquistas foi começar o blog Zen Habits, onde ele compartilha seus aprendizados e experiências, incluindo suas estratégias e processos para uma vida com maior qualidade.

É justamente nesse momento que entra o Método Getting Things Done (GTD) que ele tentou usar e, por encontrar algumas dificuldades, resolveu criar o conceito do Zen to Done (ZTD).

Os maiores problemas que o Babauta vê no método GTD

Segundo o Leo Babauta, um dos objetivos do Zen To Done é justamente resolver cinco problemas que muitas pessoas enfrentam ao buscarem incluir o GTD em suas vidas.

Essa é uma parte que me incomoda um pouco, porque eu não concordo tanto com essa visão, principalmente para esses problemas especificamente falando:

1. O GTD sugere uma série de mudanças de hábitos. Realizar um monte de mudanças de uma vez só pode ser bastante desafiador, o que pode levá-lo a abandonar a empreitada. O Zen To Done foca na mudança de um hábito por vez, na adoção da metodologia em etapas, com estratégias testadas e aprovadas.
2. O GTD não foca na realização. O livro sobre a metodologia GTD passa mais tempo ensinando como entender e planejar o método do que como efetivamente partir para a ação. O Zen To Done se concentra em completar tarefas, de forma simples e rápida.
3. O GTD não tem uma estrutura específica. Ainda que essa flexibilidade possa ser uma vantagem, pode gerar muita confusão para alguns. O Zen To Done oferece uma estrutura para a mudança de hábitos, com planos e rotinas opcionais.
4. O GTD é ambicioso demais. Ele prevê que você inclua tudo em sua lista de tarefas. O problema é que, quando as coisas estão na lista, a gente quer cumpri-las. E isso pode causar mais estresse e ansiedade. O Zen To Done propõe praticamente o oposto: reduzir ao máximo a sua lista, a fim de se concentrar em fazer, bem-feito, o que realmente importa.
5. O GTD não dá atenção suficiente às suas metas. O GTD quer apenas que você faça – não importa o quê. O Zen To Done quer que você identifique as coisas grandes, as prioridades. E que você revise suas metas semanalmente, para não as perder de vista.

Reforço aqui, essa é a opinião do autor como dito no seu blog e livro, eu só estou mostrando a visão que ele teve para chegar no Zen To Done. Particularmente nem acho que os problemas acima sejam problemas de verdade do método GTD, mas para ser justo com o Leo Babauta e com os dois métodos, eu quero começar falando dos principais problemas que eu também acredito que existem no GTD.

ZTD x GTD

Diversos especialistas e parte do público que utiliza o GTD consideram o Zen To Done uma cópia descarada do GTD de David Allen. Algo como se o Leo Babauta simplesmente tivesse lido o livro de Allen, mudado uma coisinha aqui e ali, e chamado de outro nome, quando deveria ser chamado de “plágio”.

Por outro lado, houve muitas pessoas que optaram pelo método ZTD e encontraram resultados, de uma forma que não haviam alcançado com o GTD.

Fato é que não existe um consenso em relação aà essa discussão e do meu ponto de vista, vale a pena conhecer ambos e decidir o que faz mais sentido para a sua realidade. Eles são apenas diferentes e podem funcionar de maneira diversa de pessoa a pessoa. Em poucas palavras, é uma questão de gosto, seja pela forma que os autores escrevem, pela forma como os métodos são propostos ou pelos passos em si. O que vale é escolher o sistema que melhor se aplica para você e para sua rotina diária.

O próprio Babauta defende isso, ao dizer que ele nunca quis classificar o GTD como um método falho, ou que precisa de modificação. Sua intenção é apenas ajudar as pessoas que, assim como ele, não conseguiram se adaptar ao original.

Os 10 Hábitos do Zen To Done

O Zen To Done é baseado em 10 hábitos específicos, que devem ser aplicados um por vez (no máximo três ao mesmo tempo), na ordem que você achar mais adequada.

São eles:

1. Colete

Em um caderno, bloco ou qualquer ferramenta que funcione para você (como o app Evernote), anote todas as ideias, projetos, tarefas e qualquer ideia que surgir em sua mente. Carregue o caderno consigo, para que você possa fazer isso imediatamente, sem risco de esquecer. Quando chegar em casa ou no escritório, passe tudo para sua lista de tarefas oficial (sugiro que você faça essa no Todoist ou no Trello). Este hábito é praticamente igual ao do GTD.

2. Processe

O objetivo aqui é limpar sua caixa de entrada rapidamente. O processo é o mesmo do GTD também: execute (tudo o que leva até dois minutos), descarte, delegue, arquive ou inclua na lista de tarefas.

3. Planeje

Aqui o ZTD apresenta os conceitos de MITs (Most Important Task) e Big Rocks. Big Rocks são as tarefas primordiais, que você precisa priorizar em seu planejamento semanal. MITs são as tarefas mais importantes de cada dia, que não devem passar de três a cada 24 horas. Ou seja, você irá escolher, entre as Big Rocks da semana quais serão as MITs de cada dia. O ideal é que as MITs sejam executadas logo no começo de cada dia, para saírem do seu caminho (um pouco da pegada do Eat That Frog).

4. Faça

Este é o principal conceito do ZTD: você irá fazer apenas uma coisa por vez, evitando as multitarefas. Ao selecionar uma tarefa de suas MITs, elimine todas as distrações, desligue notificações, limpe sua mesa e se concentre na execução dessa tarefa. Para ajudar, você pode aplicar a técnica Pomodoro para organizar o tempo de suas atividades.

5. Tenha um sistema simples e confiável

Também mantém a ideia do GTD: organize suas listas de tarefas da maneira mais simples possível. Se você usar um processo de organização muito complexo, pode acabar se perdendo, investindo tempo demais no planejamento ou até mesmo desistindo.

6. Organize

Coloque cada coisa em seu lugar. Organize seus e-mails. Organize suas listas. Não deixe as coisas se acumularem, não deixe nada para um depois que nunca chega. Combata a procrastinação.

7. Revise

Semanalmente, revise cada uma das suas metas, para verificar o progresso que você já alcançou, para saber qual é seu próximo passo e para conferir se você precisa adaptar alguma delas. Faça essa revisão para intervalos temporais maiores também, como mensal e anualmente. Uma sugestão minha, aqui, é usar o plano das 12 semanas para isso.

8. Simplifique

Segundo Babauta, o maior problema do GTD é tentar abraçar a mudança de hábito toda de uma vez só, lidando com todas as tarefas que aparecerem. Mas, para o ZTD, isso parece tirar o foco das coisas que realmente importam. Então, a ideia é sempre revisar sua lista de tarefas e reduzi-las, removendo tudo o que não for essencial.

9. Crie uma rotina

Incluir os hábitos do ZTD em sua rotina pode facilitar a incorporação desses comportamentos ao seu dia a dia. Por exemplo, você pode definir suas MITs como parte de sua rotina matinal. E você pode conferir seus e-mail e preparar a lista do dia seguinte em sua rotina noturna.

10. Encontre sua paixão

Se você ama o que faz, você sempre vai querer fazê-lo. Quando você recheia sua lista de tarefas com coisas pelas quais você tem paixão, elas deixam de ser afazeres para se tornarem recompensas. Mantenha-se sempre em busca do que lhe faz bem.

Versão minimalista do ZTD

Um tempo após publicar o método Zen To Done, Babauta resolveu aplicar o minimalismo no sistema, e desenvolveu uma nova versão, mais enxuta.

Essa versão foca apenas nos primeiro quatro hábitos: coletar, processar, planejar e fazer (que chega a ficar ainda mais perto do que são os passos do método GTD). Para implementar essa versão, você deve seguir cinco passos:

1. Carregue seu bloco/caderno e anote tudo o que vier à sua cabeça. Isso vai manter sua mente leve e evitar que você esqueça coisas importantes.
2. Ao chegar em sua mesa, inclua essa anotações em sua lista de tarefas oficial.
3. No início de cada dia, revise sua lista e separe de uma a três MITs para as próximas horas.
4. Execute as MITs o mais cedo possível. Ao fazê-lo, elimine distrações, limpe sua mesa e trabalhe com blocos de tempo.
5. Se finalizar as MITs do dia, volte à lista de tarefas, defina prioridades e retome do passo anterior.

Conclusão

Eu curto muito ter uma abordagem pessoal, só minha mesmo para qualquer método. Acho que é o nosso dever entender uma metodologia como seu autor propõe, para logo em seguida desvirtuar ela toda para o que acreditamos que pode funcionar na nossa realidade.

Por isso mesmo, te digo que curto tanto a visão do GTD, como as pequenas alterações que o método zen to done oferecem. Não precisa entrar na polêmica, dá uma olhada em ambas e organize elas com os passos que fizerem mais sentido para você.