Há muitas coisas, pessoas e comportamentos nossos que fazem com que a gente perca bastante tempo diariamente: são os nosso ladrões de tempo. E o mais estranho disso é que tais ladrões têm o nosso consentimento, porque somos nós que não priorizamos o nosso tempo efetivamente e acabamos por permitir essa situação.
Alguns desses ladrões de tempo são externos e outros somos nós mesmos quem criamos. Alguns são mais evidentes e outros passam completamente despercebidos. De uma forma ou de outra, aqui está uma lista que merece a sua atenção:
1 – Desorganização pessoal
Você sabe o que tem em cada uma das suas gavetas ou precisa abrir todas quando quer encontrar um documento? A área de trabalho de seu computador está ordenada com atalhos para as pastas principais de seu computador ou está repleta de arquivos que deixam o seu computador lento a cada inicialização?
Quando você não se organiza, você gasta muito tempo procurando coisas, repetindo tarefas, decidindo o que vai fazer depois e como. Existem diversas maneiras para evitar a desorganização – este blog tem vários métodos e ferramentas para ajudá-lo nesse sentido: GTD, Ivy Lee, Bullet Journal, entre outros.
2 – Metas confusas
Definir metas erradas – ou simplesmente não as definir – é um dos maiores ladrões de tempo que você irá encarar. Quando você não consegue estabelecer claramente suas metas e objetivos, você não será capaz de determinar o que precisa ser feito para alcançá-los. Isso leva a uma constante mudança de interesses e prioridades, que, muitas vezes, conflitam uns com os outros.
Portanto, tire um tempo para fazer um planejamento de vida para entender o que você busca de maneira geral e depois decida suas metas de curto, médio e longo prazo. Isso inclui desde ter um planejamento semanal até fazer um acompanhamento anual.
3 – Conflito de prioridades
Semelhante ao item anterior, porém voltado para as tarefas do dia a dia, refere-se basicamente a quando queremos ser multitarefas. Diversas pesquisas comprovam que, quando tentamos fazer muita coisa ao mesmo tempo, perdemos muito tempo e, com frequência, atrasamos entregas.
Esses ladrões de tempo precisam ser combatidos com planejamento. Além de ter foco, há muitos métodos para ajudar você a hierarquizar as tarefas de seu cotidiano, dois que eu indico bastante são o método MoSCow e a Matriz de Eisenhower.
4 – Incapacidade de dizer não
Aceitar pedidos e convites que não contribuem em nada com o seu progresso pessoal e profissional será apenas um dos grandes ladrões de tempo de sua vida. Se você quer ir para frente, vai ter de aprender a dizer não.
Isso irá permitir que você direcione sua atenção para menos coisas, permitindo que você coloque seu foco naquilo que for mais importante. Warren Buffett, um dos maiores investidores do mercado financeiro no mundo diz que a diferença entre as pessoas bem-sucedidas e as muito bem-sucedidas é que as últimas dizem não para quase tudo.
5 – Distrações e procrastinação
Talvez a procrastinação seja o mais famoso dos ladrões de tempo. Entretanto, não adianta você ficar postergando as coisas que você não quer fazer até o último minuto. Quando o deadline chegar, elas provocarão um efeito bastante destrutivo em sua organização pessoal.
A gente sabe que assistir vídeos divertidos na internet ou conferir as redes sociais costumam ser algo mais prazeroso do que entregar um relatório ou completar o fluxo de caixa. Mas provavelmente isso não é adequado para o horário comercial, certo?
É melhor que você complete as tarefas mais importantes o mais rapidamente possível, ao melhor estilo Eat that frog, para evitar estresse, ansiedade – e atrasos. O restante, você pode deixar para fazer quando chegar em casa.
6 – Interrupções
Dizem que levamos cerca de 15 a 20 minutos para recuperarmos nossa concentração quando somos interrompidos no meio de uma tarefa. Portanto, é de suma importância que você elimine todas as interrupções que for capaz de evitar enquanto estiver trabalhando, por exemplo: desligue o seu celular (ou silencie as notificações), estabeleça um horário para verificar e-mails e mensagens, recuse visitas que não foram previamente agendadas, desculpe-se com o colega que quer bater papo e diga que fica para outra hora.
7 – Comunicação ineficaz
Retrabalho, mal-entendidos, conflitos desnecessários, problemas simples que ficam sem solução, tudo isso são resultados bastante comuns quando há falha na comunicação. Uma comunicação clara é essencial tanto quando você está delegando quanto quando está recebendo uma tarefa.
Tenha certeza de que a mensagem foi recebida corretamente. Escute com atenção. Se a tarefa não for executada de acordo, terá de ser refeita tomando o tempo dos próximos afazeres de sua agenda.
8 – Inabilidade para delegar
Você delega tarefas de maneira apropriada ou acaba se sobrecarregando de trabalho porque não confia nos seus colegas para realizar o que tem de ser feito? A distribuição inadequada de tarefas é um dos grandes ladrões de tempo dentro de uma empresa.
Quando você não delega, você acaba fazendo trabalhos que talvez outras pessoas fariam melhor, mais rápido ou a um custo menor. Se você tem receio de delegar, por não acreditar na capacidade dos demais, então é preciso rever questões de posicionamento e/ou treinamento e capacitação dentro da empresa.
9 – Reuniões
Sim, existem assuntos que precisam ser discutidos em reuniões – presenciais ou online. Mas algumas companhias simplesmente exageram na quantidade. Calcule que oito pessoas em uma reunião de 30 minutos somam quatro horas de serviço – agora multiplique isso pelo número de reuniões que acontecem mensalmente. Para resolver esse problema:
- Avalie se a reunião é realmente necessária;
- Em caso positivo, selecione quais pessoas verdadeiramente precisam participar e quais podem ficar trabalhando;
- Prepare os tópicos com antecedência, para que haja um bom aproveitamento do tempo;
- Estabeleça um limite de tempo.
10 – Emergências
Eu sei que você não tem como controlar imprevistos – mas você sabe que eles vão acontecer uma hora ou outra, por isso, é interessante que você esteja preparado para quando eles vierem.
Deixe um espaço na sua agenda justamente para os trabalhos não planejados. Assim, se o seu sinal de internet cair durante o home office e você tiver que telefonar para o provedor para resolver, você não entrará em desespero por causa dos prazos a cumprir.
11 – Trânsito
Os trajetos realizados indo e vindo da empresa, ou nas viagens e visitas de trabalho que você precisa fazer diariamente são grandes ladrões de tempo – e de paciência!
Infelizmente, não podemos evitá-los. No entanto, sempre que possível, tente organizar suas saídas para fugir dos horários de pico, troque visitas por reuniões online, programe seus destinos por proximidade etc.
Os ladrões de tempo estão aí escondidos em sua rotina, comprometendo a sua produtividade e os resultados alcançados. Mas, mais do que isso, estão roubando minutos e até mesmo horas de seu precioso tempo, que não volta mais. Preste atenção a isso, ou a sua única escolha será passar menos tempo com quem você ama ou fazendo as atividades que você mais gosta, porque precisa recuperar o tempo perdido.
