Guia do Home Office: 6 dicas para manter a produtividade no trabalho remoto

A prática do Home Office ou trabalho remoto tem apresentado uma tendência de crescimento nos últimos anos. Apesar da capacidade de se trabalhar fora do ambiente corporativo já seja viável há algumas décadas, só agora está se tornando uma realidade mais comum e até mesmo um hábito cotidiano de algumas empresas.

Um pouco da história do Home Office

Trabalhar de casa não é uma ideia nova. Na Idade Média, por exemplo, era muito comum que o comércio ou a oficina ficasse no térreo e a casa do proprietário no andar superior (ou nos fundos). Essa poderia ser uma forma de home office “primitivo”, afinal de contas, na prática o trabalho estava sendo feito de casa.

Essa relação com o trabalho acabou mudando mesmo alguns séculos depois, principalmente com o advento da Revolução Industrial, que fez com que os trabalhadores tivessem que sair de suas casas para chegarem nas fábricas onde trabalhavam.

Naquela época o trabalho era essencialmente manual, não existia internet e nenhum tipo de comunicação mais avançada.

Essa realidade já mudou e uma quantidade gigantesca de novas profissões e postos de trabalho que não demandam presença física no local de trabalho surgiram, mas infelizmente na grande maioria dos casos, por conta de um pensamento antigo de gestores e empregadores, boa parte das empresas mantiveram a necessidade de presença.

Com isso, muitos de nós querem – ou precisam – fazer o caminho inverso para o trabalho remoto…

O contexto que proporcionou o crescimento do home office

O home office tem se tornado uma realidade e ganhado adesão principalmente nos últimos anos com a expansão das redes e tecnologias de comunicação, aliada à inteligência digital e à popularização de laptops, smartphones e tablets.

Foi essa imensa adesão tecnológica e acesso à informação que permitiu que pudéssemos “carregar” as nossas tarefas conosco para fazer um trabalho remoto de qualidade e manter contato com as pessoas envolvidas, sejam elas colegas, funcionários, clientes, fornecedores etc.

Hoje em dia você tem ferramentas de comunicação empresarial que facilitam o home office como o Slack ou o Teams da Microsoft, consegue compartilhar documentos, planilhas e apreentações com o Dropbox, Google Drive ou One Drive, faz reuniões via Skype, Hangout ou Meet e por ai vai.

Essa realidade que já estava batendo na porta ainda foi potencializada – e acelerada – em 2020, quando a pandemia de Covid-19 fechou os espaços profissionais em todo o mundo. O corona vírus acabou transformando dramaticamente a nossa relação com o trabalho e milhões de profissionais se viram tendo de fazer os negócios continuarem funcionando de casa mesmo, dividindo o horário comercial com filhos, pais, cônjuges, cachorro e quem mais estivesse no novo espaço de trabalho!

Por isso, faz sentido a gente explorar um pouco mais o conceito de home office e trabalho remoto.

O que é home office (trabalho remoto)

Home office é uma expressão da língua inglesa que junta home, que significa casa/lar, e office, que é escritório. Ou seja, é o escritório em casa. Também chamado de trabalho remoto e, em alguns casos de teletrabalho, o home office nada mais é do que trabalhar da própria residência, sem se deslocar para outro ambiente.

Esse modo de trabalho é relativamente novo no Brasil, e foi trazido junto com algumas empresas multinacionais, que possibilitavam horários flexíveis, principalmente devido à diferença de fusos horários entre as unidades espalhadas mundialmente.

Esse conceito entende que o trabalho não precisa ser executado de um lugar específico para que seja bem-feito. Ao contrário, o profissional pode realizá-lo onde e quando quiser/precisar.

Apesar de ainda encontrar resistência, o home office tem conseguido cada vez mais adeptos e tem sido visto com bons olhos por diversas empresas e profissionais, por possibilitar que não se perca tempo e dinheiro com transporte ao mesmo tempo em que permite foco em resultados.

Uma excelente referência que mostra isso é o livro Remote – Escritório para quê? do Jason Fried, um dos fundadores da 37 Signals, um grande exemplo de empresa adepta do trabalho remoto.

Essa tem sido uma grande mudança de paradigma que veio para ficar e que parece ter surpreendido muita gente – principalmente muitos chefes – no que diz respeito à produtividade. Mas, para que funcione mesmo, exige bastante disciplina e comprometimento.

Vamos explorar então os casos onde o trabalho remoto costuma trazer mais resultados.

Quando o home office funciona melhor

É claro que o home office não é um método de trabalho que funciona para todas as atividades profissionais. Existem carreiras que só podem ser cumpridas, de fato, in loco e/ou com contato humano. Mas há outras que combinam muito bem e que se beneficiam desse modelo:

Serviços de atendimento ao consumidor

Esse tipo de atendimento costuma ser realizado via telefone ou internet, com diversas opções de horário de expediente.

Exemplo: Serviços de suporte técnico, telemarketing, auditoria, assistentes virtuais etc.

Serviços de informática

Hoje, boa parte dos serviços relacionados à computação podem ser feitos remotamente. Primeiro, porque boa parte desses serviços são realizados por um único profissional e, quando há uma equipe, a comunicação acontece por meio de diversas ferramentas online.

Se houver relacionamento com o cliente, a maioria das orientações poderem ser realizadas à distância e as redes também permitem acesso remoto entre os computadores (com uma ferramenta como o Team Viewer).

Exemplos: Programadores, webmasters, técnicos de TI, etc.

Vendas

Boa parte dos vendedores fica mais fora do escritório do que dentro, de qualquer forma. Por isso mesmo, o seu “ambiente de trabalho” acaba se resumindo a seu smartphone e laptop.

Exemplos: Vendedores, representantes comerciais, associados de vendas etc.

Ensino

A internet de alta velocidade possibilitou que as mais variadas habilidades sejam ensinadas remotamente – tanto com atendimento ao vivo quanto por meio de vídeos e plataformas EAD.

Exemplos: Professor de idiomas, de instrumentos musicais, de habilidades técnicas, reforço escolar, faculdades, etc.

Saúde

Sim, o distanciamento social provocado pelo Covid-19 serviu para mostrar que até uma parte do atendimento de saúde pode ser realizado por meio de um smartphone, como algumas consultas simples e atendimento mais básicos.

Exemplos: Carreiras como psicologia, educação física e nutrição podem executar seu trabalho remotamente o mesmo sucesso que presencial, com um bom dispositivo com vídeo e uma conexão de internet rápida.

Profissionais liberais/freelancers

Aqui entram todos aqueles profissionais que podem atender seus clientes sem a necessidade de haver contato físico ou que, ao menos, não precisam de um local particular de atendimento, pois o contato acontece com pouca frequência.

Exemplos: Escritores, designers, coaches, arquitetos, advogados, publicitários, tradutores, editores, contadores etc.

Outros setores

Um outro detalhe é que mesmo em setores onde a presença física é primordial, podem existir processos e medidas que podem ser realizadas em home office, ou seja, mesmo em casos onde uma boa parte do trabalho tenha que ser feito na empresa, é possível flexibilizar uma parte das atividades e tarefas.

Dicas para ser produtivo no home office

Se você tem dúvidas quanto à produtividade alcançada pelo trabalho remoto, aqui vão algumas dicas para que você seja muito mais produtivo enquanto faz seu home office:

1. Crie uma cultura de home office

É imperativo que você crie políticas (tanto se você trabalha sozinho ou se faz parte de uma equipe, gerenciando ela ou não) para o trabalho remoto, incluindo estabelecer quais ferramentas serão usadas para comunicação, controle das tarefas e acompanhamento de rotinas e atitudes.

Acredito que quando se pensa em home office, o mais importante não é tentar controlar tudo, mas gerenciar o que realmente importa, que na minha opinião são os resultados.

Se você está procurando um sistema produtivo que pode auxiliar no home office, eu aconselho que você conheça mais o método GTD (Getting Things Done). Ele vai te ajudar a ser mais produtivo, organizar melhor suas tarefas e a nunca mais esquecer um compromisso.

2. Crie hábitos produtivos

Ao trabalhar de home office, uma das coisas que você tem mais controle é sobre o seu tempo e o que vai fazer com ele. Particularmente eu acredito bastante na criação de rotinas produtivas que façam com que você seja a sua melhor versão.

No meu caso, gosto de ler (livros sobre produtividade, auto ajuda, quadrinhos e ficção científica), fazer exercícios (com um mínimo de 50 flexões e 100 abdominais por dia) e tenho minhas afirmações positivas e momento de gratidão.

Uma boa forma de você construir hábitos melhores no home office é seguindo as 4 leis da mudança do comportamento (que explico melhor no artigo acima).

3. Observe a sua natureza

Quando você trabalha com flexibilidade de horário, uma boa ideia é mapear como seus níveis de energia funcionam ao longo do dia e separar as tarefas de acordo. Entender o que é mais importante para você pode ajudar e para isso eu indico o resumo do livro Essencialismo, que escrevi por aqui.

Por exemplo, se você está mais ativo e atento no início da manhã, comece seu dia com as atividades mais complicadas. Se você reduz o ritmo no final da tarde, deixe para este horário os afazeres mais simples, como responder e-mails e organizar sua agenda.

Independentemente da sua natureza, uma forma de fazer com que esses períodos de trabalho sejam mais focados e produtivos é utilizando a técnica Pomodoro.

4. Estipule horários e rotinas para o seu dia

À primeira vista, isso pode parecer contraditório à ideia da flexibilidade de horário. Mas, na verdade, o fato de você poder escolher seus horários não quer dizer que sua agenda vai virar uma bagunça.

Defina um horário para começar (eu gosto muito de ter uma rotina matinal – abaixo mostro a hora da vitória), terminar seu expediente de home office e estipule intervalos. Disciplina e organização são essenciais para que você não perca o foco. Ou então que comece a passar roupa e arrumar a cama quando deveria estar escrevendo um relatório.

Eu penso sempre em como eu gostaria que a minha rotina diária ideal acontecesse. Isso me ajuda a entender se estou fazendo tarefas desnecessárias e a ficar atento aos meus horários.

5. Invista em boas ferramentas

Trabalhar remotamente não significa cortar investimentos. Invista em ferramentas e recursos que permitam que você produza e atenda sua necessidades de maneira satisfatória. Garanta um serviço de internet adequado para seu serviço, tanto em velocidade quanto em qualidade de dados.

Por exemplo, se você vai dar aula online, assine um aplicativo de reuniões virtuais que tenha todos os atributos necessários para você oferecer uma aula de qualidade. Se você tem uma equipe, contrate as ferramentas necessárias para fazer esse time funcionar à distância.

Particularmente as principais ferramentas que eu uso são o Todoist (veja um exemplo abaixo) e Evernote (que tem versões gratuitas). Para a comunicação com meus sócios da LUZ Planilhas eu costumo usar o Slack e temos diversos outros softwares para a gestão do nosso negócio como um todo.

6. Aproveite o tempo extra

Se trocar para um trabalho remoto otimizou seu tempo, você pode usar o tempo “de sobra”, que você gostaria indo e vindo do escritório, para seu desenvolvimento pessoal.

Aproveite para melhorar alguma habilidade, se aprofundar em alguma área, ampliar conhecimentos. Como já falei, acredito muito na leitura como um hábito catalizador dessas melhorias.

Armadilhas do home office

Só pensar nessas dicas pode te ajudar bastante, mas seria um problema se eu não falasse um pouco mais das armadilhas do trabalho remoto. Então se você está começando agora com o home office, se atente aos perigos de estar o tempo todo em casa:

• Estar sempre online: Esse é um dos maiores erros cometidos pelos profissionais em home office. O fato de você poder trabalhar de qualquer lugar não significa que você está disponível o tempo todo. Estabeleça limites para você e para os outros, ou você simplesmente não saberá mais separar vida pessoal e profissional.
• Estereótipo do profissional de pijamas: A pessoa que trabalha remotamente pode fazê-lo tão bem – e até melhor – do que alguém que comparece ao escritório todos os dias. Mas você pode acabar não passando credibilidade ao seu chefe, cliente ou colega se não tiver um comportamento profissional, mesmo em casa. Por isso, evite ficar o dia inteiro de pijamas ou com roupas informais.
• Pouca interação social: Se você é do tipo que só funciona quando tem colegas com quem conversar durante o expediente, se precisa do contato físico, do olho no olho, para conseguir se conectar efetivamente com seu público ou sua equipe, então o trabalho remoto pode não ser para você. Nesses casos, tente se adaptar às video chamadas e ferramentas de comunicação online.
• Você é a empresa: Se você for trabalhar sozinho em casa, você será o chefe e o empregado. Você será o responsável pelo topo do funil, pelo fechamento de contrato, pela contabilidade e pelo pós-venda. Esteja preparado caso você esteja optando por entrar na aventura do empreendimento de um homem só.
• Trabalho em grupo: Agora, se você não é uma empresa de um homem só, então aproveite a equipe. Não tente fazer o trabalho todo sozinho. Se você tem colegas, funcionários ou terceirizados, faça com que cada um cumpra a sua parte, onde quer que estejam também.
• Distrações. Esse é provavelmente o maior desafio do home office: manter o foco. Você está lá trabalhando na sala de jantar e alguém ligou a televisão no Netflix. Ou seu cachorro veio pedir para passear; seu filho veio pedir ajuda com a lição; seu vizinho está usando a furadeira; você lembrou que tem roupa para lavar; e deu uma fome! Se você não consegue ser seu próprio chefe, esse empreendimento está fadado ao fracasso. Estabeleça horários, separe as coisas, seja disciplinado.
• Ambiente híbrido. Pelo mesmo motivo acima, é de suma importância que, mesmo que você esteja trabalhando de casa, você tenha um espaço dedicado para seu momento profissional. Não precisa ter um escritório exclusivo para isso. Mas um local organizado, com todas as ferramentas necessárias para você realizar seu ofício, e que sua família saiba que, nesse ambiente, você não deve ser interrompido.

Benefícios do home office

O home office virou uma alternativa e um estilo de vida para muitos profissionais. Isso porque ele proporciona três vantagens principais:

1. Redução de custos: Aluguel, transporte e infraestrutura podem ser bastante custosos, especialmente para pequenos negócios em grandes centros urbanos. Por isso mesmo, muitos empreendedores podem transformar uma sala de casa em seu escritório e com isso reduzir drasticamente as despesas.
2. Flexibilidade: Há diversos profissionais liberais, freelancers e até alguns tipos de funcionários, cuja produtividade vale muito mais do que a jornada de horas ou o expediente que cumprem. Muitas dessas carreiras podem ser levadas adiante apenas com uma conexão de internet, em qualquer lugar, a qualquer hora, simplesmente realizando as entregas esperadas (o Sua Produtividade aqui é exatamente assim).
3. Produtividade: Por serem capazes de escolher seus horários, seu local de trabalho e até as pessoas com quem irão interagir durante o dia, as pessoas tendem a trabalhar mais felizes e motivadas e isso fomenta sua produtividade.

Porém, atenção: não são todas as carreiras e todos os profissionais que funcionam bem nesse sistema. Há características pessoais e comportamentais a se levar em conta se você quiser começar a trabalhar remotamente.

Conclusão

Por isso, ao invés de simplesmente deduzir que o home office funciona para você, é legal que você faça um teste. Experimente por um tempo e verifique se você consegue se disciplinar e manter uma comunicação com todas as partes envolvidas. Caso você não se adapte, tudo bem, basta voltar à rotina de sempre.

Você faz home office? Como tem sido para você? Consegue manter sua produtividade lá no alto? Quais são as maiores dificuldades? Compartilha sua experiência aqui nos comentários.