Provavelmente, se você entrou nesse artigo é porque está buscando formas de como ser mais produtivo no seu dia a dia.
O que eu te proponho é que antes de pensar em como ser mais produtivo, reflita um pouco mais nos motivos pelos quais essa produtividade pode ser importante para você.
Só com essa resposta podemos de fato implementar e ver valor em estratégias de como ser mais produtivo, pois é muito comum nos dias de hoje vermos uma necessidade cada vez maior na produtividade pela produtividade. No fazer mais com menos e de entregar mais e mais apenas pelo fato de que vivemos em um mundo onde tudo é pra ontem.
Sem um propósito e uma clareza do que você quer da sua vida esses resultados e capacidade de executar mais perdem uma grande parte do seu sentido.
Por que pensar em como ser mais produtivo
Eu gosto de pensar em como ser produtivo como uma forma de ser mais feliz. Pra mim, todas as vezes em que eu faço atividades que tem real valor pra mim, estou mais perto de me sentir completo e, quanto mais perto eu chego de ser exatamente que eu gostaria de ser, mais feliz fico.
Nesse sentido, até pegar um pouco do conceito de produtividade como fazer mais coisas em menos tempo pode te gerar uma felicidade genuína por proporcionar mais momentos livres para novos projetos pessoais, para passar mais tempo com sua família ou para qualquer outra atividade ou experiência que te dê prazer.
Além disso, quando você descobre como ser mais produtivo, você desenvolve um maior senso de realização. Porque você percebe que as tarefas que você precisa cumprir são realmente significativas para você e estão sendo concluídas. Isso melhora o seu humor, sua autoestima, sua autoconfiança e você se sente mais próximo da pessoa que você quer ser.
Dicas de como ser mais produtivo
Mas se você está pensando em como alcançar esse sentimento de realização e de como ser mais produtivo, te digo exatamente o que eu gosto de fazer com o meu olhar sobre produtividade:
Vamos às seis estratégias que vão ajudá-lo a aprender como ser mais produtivo:
1. Tenha clareza
O primeiro passo para aprender como ser mais produtivo é saber exatamente o que você quer ou o que você precisa fazer. É muito importante que você tenha uma boa noção da sua visão de futuro. Para isso, eu recomendo que você faça o seu planejamento de vida.
Dessa forma, você pode alinhar o seu planejamento semanal e sua rotina diária aos grandes planos da sua vida. Se estiver fazendo atividades que te levam mais perto desses planos, excelente. Se não, pode ser o momento de repensar para ter mais clareza no que está fazendo.
Isso parece algo básico, mas é um trabalho difícil para quem está pensando em como ser mais produtivo. Boa parte acha complicado conhecer suas próprias habilidades e necessidades de forma bem definida. Para tanto, é imperativo que você se analise dia a dia, de maneira a ter cada vez mais autoconhecimento.
2. Use um sistema produtivo
Depois de definir com clareza o que você quer ou o que precisa ser feito, é hora de desenvolver um sistema que lhe permita organizar uma forma de como ser mais produtivo.
Um sistema produtivo basicamente consiste na forma como você faz tudo que você faz. Ou seja, são os processos e a forma como você executa as suas tarefas.
Então, vamos lá, de maneira muito simplificada eu gosto de pensar que você deve ter uma lista de tarefas (ou qualquer ferramenta similar que te permita ter o controle do que precisa fazer) que te ajude em como ser mais produtivo.
Particularmente eu uso o Todoist como uma ferramenta central do meu sistema, pois é lá que coloco compromissos (com prazos), tarefas (por ordem de importância e contexto) e acompanho como estou evoluindo diariamente na execução delas.
3. Seja o arquiteto do seu ambiente
Agora, se você já tem clareza do que precisa fazer e tem um sistema que te permita controlar a execução disso, pode começar a olhar para o que envolve essas atividades.
O ambiente onde você está inserido influencia completamente na sua performance. Por isso, é importante que você tenha um espaço de trabalho que impulsione você em como ser mais produtivo.
Algumas dicas simples em como ser mais produtivo em relação ao ambiente em que você está inserido englobam:
- Colocar seu smartphone em modo silencioso na hora de trabalhar
- Fechar o seu programa de e-mails
- Evitar interrupções
- Criar regras com as pessoas que convivem com você
- Consertar problemas que geram outros problemas no seu ambiente
Estudos mostram que uma interrupção pode fazê-lo perder cerca de 20 minutos até que sua concentração volte para o nível em que se encontrava antes.
Isso também é verdadeiro para o oposto: quando for hora de lazer, é hora de lazer. Ser produtivo envolve separar tempo para si e para os seus. Então, garanta algum espaço na sua casa em que você se mantenha longe de tudo que remeta ao trabalho, para esvaziar a cabeça e recarregar as energias.
4. Seja proativo, não reativo
Talvez você nunca tenha se dado conta, mas a maior parte do tempo você não está sendo proativo no trabalho, ao contrário, você está simplesmente reagindo aos estímulos que recebe.
A melhor forma de ser mais produtivo é exatamente o contrário. Para isso, ao invés de olhar para quanto tempo você trabalha, você deve enxergar quais resultados tem alcançado. Ao invés de esperar os problemas aparecerem, resolver suas causas.
Concentre-se nas prioridades, nas coisas que realmente importam e que produzem trabalho de qualidade. Menor volume de atividade, mas um esforço mais focado no que realmente vale a pena.
5. Gerencie seu humor
Não é novidade para ninguém: quanto mais motivado você estiver, mais você produz. Estudos comprovam que nosso cérebro trabalha melhor quando nos sentimos animados e otimistas em relação à atividade que estamos executando. Ao contrário, quando estamos de mau humor e desmotivados, tendemos à procrastinação.
Quando nos concentramos em fazer aquilo que realmente importa, tanto do ponto de vista do que gostamos de fazer quanto do que precisa ser feito, então temos interesse nas tarefas executadas.
O essencial é sentirmos que nosso trabalho está valendo a pena, que estamos tendo progresso, fazendo a diferença para algo ou alguém. A gratidão pode ser um dos motores para nossas ambições.
6. Use as ferramentas certas
Por fim, para que você seja capaz de estabelecer suas metas, suas prioridades, organizar suas tarefas e gerenciar seu tempo, é interessante que você conte com ferramentas que permitam entender como ser mais produtivo. Algumas indicações são:
Getting Things Done – GTD (Organização)
Já falei sobre o GTD aqui no blog e o objetivo do método Getting Things Done é tirar tudo que está na sua cabeça, colocar em um sistema de execução confiável fora da sua mente de forma a não esquecer nada que precisar ser feito.
É baseado em cinco pilares:
- Coletar: anotar tudo o que vem à sua mente.
- Analisar: decidir o que fazer com cada ideia.
- Organizar: acertar a ordem de prioridade das ideias.
- Revisar: manter a lista atualizada e relevante.
- Fazer: trabalhar nas tarefas definidas.
Eu considero essa a base do meu sistema produtivo e me ajuda bastante na organização de como ser mais produtivo. Se quiser se aprofundar mais você pode entrar no site Getting Things Done, para acompanhar o blog, podcast e treinamentos ministrados pelo David Allen.
Matriz de Eisenhower (Priorização)
Se você organizou as tarefas que precisa executar, pode pensar em como priorizar da melhor maneira. Essa técnica já foi abordada aqui no blog em outro post. Trata-se de um quadro estratégico dividido em dois eixos (da importância e da urgência) que te auxilia a organizar e a categorizar suas tarefas, de forma a estabelecer o que você precisa fazer e em que ordem.
A matriz é dividida em quatro quadrantes, com a seguinte classificação:
- Fazer: contempla tudo o que for urgente e importante que, portanto, precisa ser feito imediatamente.
- Agendar: são as coisas importantes, mas não urgentes e, por isso, podem ser programadas e agendadas.
- Delegar: tudo o que for urgente, mas não importante, então, você pode pedir para outra pessoa resolver.
- Eliminar: não é urgente nem importante devendo, assim, ser eliminado.
Método MoSCoW (Priorização)
Também apresentado aqui no blog, trata-se de uma outra técnica popular de priorização de tarefas. O acrônimo MoSCoW, na língua inglesa, se refere a quatro categorias:
- Must-haves (tem que fazer)
- Should-haves (deveria fazer)
- Could-haves (poderia fazer)
- Will-not-haves (não será feito)
Técnica Pomodoro (Execução)
Para fechar, deixa eu te falar de uma técnica de como executar melhor. Pesquisas mostram que o cérebro humano não consegue manter o foco por mais do que 90 minutos direto. Então, para evitar sobrecarga, é importante que você faça pausas em seu trabalho.
Uma boa técnica é o Método Pomodoro, que divide seu dia em blocos de tarefas e intervalos intercalados sistematicamente. Ela foi criada por Francesco Cirillo e se você quiser saber de todos os detalhes, pode conferir o livro sobre o tema também.
Além dessas, existem muitas outras técnicas para você descobrir como ser mais produtivo em seu dia a dia, tanto na esfera profissional quanto pessoal. O mais importante é que você conheça diversas metodologias para definir quais funcionam para você, de forma a tirar o máximo proveito das suas 24 horas diárias.
