Você já se viu em uma situação onde teve algum tipo de retrabalho?
Sabe aquele dia inteiro desenvolvendo um projeto, alterando e melhorando a fim de chegar na melhor versão possível, para seu cliente mudar tudo na hora da entrega? Isso não é frustrante? Saber que vai ter de fazer tudo de novo?
Isso se chama retrabalho e é um dos grandes vilões da produtividade.
O que a gente não percebe é que, com frequência, a culpa do retrabalho não é de nenhum terceiro, mas de nós mesmos! Por vezes, queremos nos livrar logo de algum serviço e não prestamos a devida atenção ao que estamos fazendo. Resultado? Erros, baixa qualidade, desaprovação e… retrabalho.
Essa circunstância é muito desmotivadora e, além de ser causa de estresse e ansiedade, também é responsável por uma queda nos lucros, já que a mesma tarefa precisa ser feita novamente, reduzindo a produtividade – seja você autônomo ou parte de uma organização.
Tempo é dinheiro, afinal. Portanto, vamos conferir como diminuir o risco de retrabalho e entregar mais resultado em menos tempo.
Principais prejuízos do retrabalho
O que é retrabalho, para começar?
Segundo o Business Dictionary, retrabalho é a “correção de itens defeituosos, falhos ou não conformes, durante ou após a inspeção. O retrabalho inclui todos os esforços subsequentes, como desmontagem, reparo, substituição, remontagem etc.”.
Conforme o Dicio, retrabalhar significa “tornar a trabalhar; aperfeiçoar por meio de trabalho constante”. Ou seja: trabalhar de novo! Repetir algo que já foi feito e, dessa forma, já deveria estar concluído, causa diversos prejuízos a você e/ou sua empresa. Entre eles, estão:
Tensão dentro da equipe
O retrabalho cria desconforto tanto para as pessoas que estão repetindo uma atividade quanto para aquelas que precisam solicitar que o serviço seja refeito.
Imagine quando se trata de um serviço criativo, por exemplo, que terá de ser totalmente repensado e redesenhado. Possivelmente os profissionais envolvidos sequer tenham motivação para se dedicar da mesma forma que na primeira vez – ou na segunda ou terceira…
Por outro lado, o líder da equipe ou mesmo o cliente também não se sente confortável em ter de corrigir ou pedir alterações mais uma vez – e talvez até começará a questionar a capacidade dos envolvidos.
Estresse no ambiente de trabalho
O cliente está insatisfeito. O líder está desconfiado. O time está frustrado. Se não bastasse toda essa carga emocional negativa, os profissionais envolvidos precisam refazer o que já deveria estar pronto, sem deixar atrasar o restante que já estava na fila.
Com prazos apertados, times precisam ser realocados, o pessoal precisa fazer hora extra, o gerente começa a pressionar, exigindo resultado. Ou seja, o ambiente de trabalho vira uma bomba em contagem regressiva.
Custos extras
Quando um orçamento é calculado, o comercial mede quanto tempo o pessoal destinado para tal projeto será requisitado, bem como quanto material será solicitado, incluindo aí despesas como energia elétrica e refeições.
Isso significa que, quando esse tempo e recursos são excedidos, o negócio começa a gerar gastos extras. De tal forma que, em alguns casos, o retrabalho torna o custo inviável para a conclusão e entrega da tarefa.
Mas, então, o que fazer para evitar que se chegue nesse ponto?
6 dicas para reduzir o risco de retrabalho
É praticamente impossível eliminar o retrabalho de qualquer rotina organizacional, especialmente naqueles negócios que envolvem o gosto do cliente. Mas algumas atitudes podem ser tomadas no intuito de reduzir a chance ou o impacto do retrabalho.
- Estabeleça prioridades
Todas as tarefas da sua agenda e da sua empresa precisam passar por um processo de priorização – e as tarefas cruciais precisam ser resolvidas e entregues antes, mesmo que aquelas de baixa prioridade pareçam mais divertidas.
Hierarquizar as tarefas vai garantir que o mais importante seja foco de maior tempo, atenção e energia, e você provavelmente direcionará os melhores da equipe para isso. Se você tiver dificuldade em elaborar essa ordem de prioridades, confere nossos posts sobre TMI, Método MoSCoW ou Matriz de Einsenhower.
- Faça um planejamento
Como dizem por aí, fracassar no planejamento, é planejar o fracasso. As tarefas a serem cumpridas devem ser planejadas diária e semanalmente. Isso permite que você consiga priorizá-las de modo mais eficiente, além de organizar e otimizar melhor o seu tempo.
Quando você faz um planejamento de tarefas, você evita o que chamamos de “trabalho reativo”, isto é, ficar indo e voltando de uma atividade a outra – e um dos predecessores do retrabalho.
Se não bastasse isso, ter um plano atualizado permite que seus colegas, clientes, supervisores e/ou supervisionados se mantenham informados sobre o progresso dos projetos e os ajustes necessários.
- Delegue tarefas
Dividir tarefas sempre que possível reduz significativamente o tempo improdutivo acumulado. Até porque, diferentes habilidades resolvem problemas diferentes. Um especialista sempre terá soluções em menos tempo e seu treinamento na área possibilitará acertar logo na primeira tentativa.
- Automatize
A delegação de tarefas não será útil se não for feita de maneira organizada. Por isso, é interessante usar sistemas automatizados que padronizem a informação e centralizem os processos.
Além da organização, a automação também diminui erros de cálculos, entrada e análise de dados e permite a elaboração de relatórios.
- Desenvolva um processo de trabalho
Criar padrões de trabalho e qualidade é mais efetivo do que gastar tempo e dinheiro consertando erros e imprevistos. Definir um checklist, documentando os passos que devem ser tomados em cada estágio do trabalho, com instruções escritas claras, reduz a chance de ter alguma etapa esquecida ou negligenciada. Considere rever esse processo com uma certa regularidade.
- Mantenha uma comunicação clara
É fato que, quando se trata de trabalho em equipe, boa parte do retrabalho poderia ser evitado atentando-se a um ponto: a comunicação. A comunicação entre o time precisa ser aberta, clara, direta, com perguntas objetivas e respostas precisas – as quais precisam ser oferecidas no menor tempo possível.
É claro que, como dito anteriormente, eliminar o retrabalho é algo praticamente impossível para qualquer ser humano ou empresa. No entanto, uma boa gestão de tempo, planejamento e comunicação são capazes de reduzir significativamente sua probabilidade, além da quantidade e gravidade dos prejuízos.
