A Matriz de Eisenhower que também é conhecida como Matriz Urgente-Importante é uma das principais técnicas de produtividade usadas para te auxiliar a priorizar as suas tarefas.
As dificuldades de se organizar
Se você já tentou parar para melhorar a sua organização e, principalmente, para fazer a priorização das suas tarefas do dia a dia e do trabalho, você certamente percebeu que, na prática, não é tão fácil fazê-lo.
Isso porque simplesmente escrever uma lista de atividades que precisam ser concluídas ou anotar em uma agenda o que você precisa fazer ao longo do dia não vai te dar a clareza para resolver essa questão, pelo menos, não se vai ajudar tanto se você não tiver um olhar mais analítico sobre o que fazer primeiro. Afinal de contas, nessa situação você está simplesmente tomando notas de tudo o que você tem de fazer, o que é bom, mas não o suficiente.
O processo pode ficar significativamente mais fácil quando você conta com um método e/ou uma ferramenta capaz de guiá-lo nessa organização. É aí que entra a Matriz de Eisenhower, que é um método bem legal para te auxiliar a melhorar sua produtividade!
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um quadro estratégico dividido em dois eixos (da importância e da urgência) que te auxilia a organizar e a categorizar suas tarefas, de forma a estabelecer o que você precisa fazer e em que ordem.
Essa seria uma das formas de desenhar a matriz de Eisenhower (com um eixo x e um eixo y) e 4 quadrantes onde suas tarefas ficarão classificadas:
Vamos dar uma olhada rápida (mais abaixo eu explico detalhadamente) em cada um desses quatro quadrantes em que as suas tarefas e atividades ficam classificadas na matriz de Eisenhowe:
- Fazer: contempla tudo o que for urgente e importante que, portanto, precisa ser feito imediatamente.
- Agendar: são as coisas importantes, mas não urgentes e, por isso, podem ser programadas e agendadas.
- Delegar: tudo o que for urgente, mas não importante, então, você pode pedir para outra pessoa resolver.
- Eliminar: não é urgente nem importante devendo, assim, ser eliminado.
Um pouco da história da Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é, portanto, um método de priorização de tarefas, com base na urgência e na importância de cada uma delas. Essa ferramenta estratégica recebeu o nome de seu criador: Dwight D. Eisenhower, 34º presidente dos Estados Unidos.
Toda a vida adulta de Eisenhower envolveu tomadas de decisões. Antes de se tornar presidente, ele foi general do exército americano e comandante das Forças Aliadas durante a Segunda Guerra Mundial. Como presidente, ele atuou entre 1953 e 1961.
Eisenhower ficou conhecido por sua habilidade em sustentar sua produtividade por décadas. Por isso que seus métodos de gerenciamento de tempo são estudados até hoje.
A grande vantagem da Matriz de Eisenhower é que se trata de uma metodologia que pode ser aplicada tanto para fazer seu planejamento semanal quanto para grandes projetos de gestão. Tudo apenas baseando-se nos conceitos de urgência e importância.
Urgente X Importante
Uma famosa frase de Dwight D. Eisenhower é:
“A maioria das coisas que são urgentes não são importantes, e a maior parte das coisas que são importantes não são urgentes”.
No que se refere à Matriz de Eisenhower, a primeira coisa que você terá de fazer é definir o que é importante, o que é urgente e quais são os níveis de urgência e importância de cada tarefa. Deixa eu te dar uma ajuda inicial:
- Tarefas urgentes: em suma, são aquelas sensíveis ao tempo e que, portanto, exigem atenção imediata. Às vezes, você necessita reagir rapidamente a e-mails, ligações ou mensagens, por exemplo. Outras vezes, você pode ter postergado tanto uma atividade importante que ela virou urgente.
- Tarefas importantes: geralmente são as de longo prazo e orientadas por seus valores e metas. Não necessariamente possuem resultado imediato e dependem da tomada de decisões de longa duração. É muito comum que elas sejam postergadas, em prol de outras mais urgentes.
No fim do dia, o que queremos é ter um entendimento desses dois eixos na Matriz de Eisenhower e onde cada uma das nossas tarefas se enquadram neles:
À primeira vista, parece fácil de separá-las. Mas, quando você precisa fazer isso continuamente, pode acabar se perdendo.
A Matriz de Eisenhower proporciona um método claro e consistente que visa a facilitar sua tomada de decisões com constância, por meio da sua divisão nesses quatro quadrantes.
Os quadrantes da Matriz de Eisenhower
Para produzir a Matriz de Eisenhower, basta você desenhar esse quadro que eu te mostrei com duas colunas e duas linhas. No eixo horizontal você vai ter o lado esquerdo representando o que tem Urgência Baixa e o lado direito mostrando o que tem Urgência Alta. Já a outra linha (vertical), vai te mostrar abaixo o que tem Importância Baixa e acima o que tem Importância Alta.
Dessa forma, teremos um quadrante com Importância Alta e Urgência Alta (Fazer), um com Importância Alta e Urgência Baixa (Agendar), um outro com Importância Baixa e Urgência Alta (Delegar) e um último com Importância Baixa e Urgência Baixa (Eliminar). Vamos ver cada um deles:
Importante + Urgente = Fazer
Essas são as tarefas de maior prioridade da Matriz de Eisenhower (importantes e urgentes) e, portanto, devem ser completadas o mais rápido possível. Esse quadrante inclui aquelas atividades cujos prazos estão se encerrando e/ou que não podem ser atrasadas de maneira alguma.
Geralmente são as que precisam ser concluídas dentro das próximas 24 ou 48 horas e que, caso não sejam finalizadas, acarretarão em consequências negativas – até mesmo graves.
Possivelmente devido ao grau de importância que você conferiu a essas tarefas, devem ser aquelas que consomem bastante tempo e energia. E esse é mais um motivo para começar por elas. Já falei por aqui sobre o hábito de começar pelo que realmente é importante para você em alguns artigos como o resumo do livro Eat That Frog! e no resumo do livro Essencialismo. Tudo o que vier a seguir parecerá mais simples e mais fácil.
Um boa maneira de executá-las é aplicando o método Pomodoro, que permite que você mantenha o foco e seja mais produtivo no seu dia.
Importante + Não Urgente = Agendar
Essas são as tarefas importantes mas que não têm prazo apertado na Matriz de Eisenhower. Você deve agendá-las, por ordem de urgência e começá-las assim que concluir aquilo que está no quadrante Fazer.
Geralmente, os compromissos pessoais entram nessa categoria, incluindo atividades que se alinham com suas metas de longo prazo e contribuem com seu crescimento individual, como “fazer exercícios”, por exemplo. Você sabe que é importante e precisa decidir – e agendar – quando irá fazê-los.
Bons gestores de tempo costumam planejar a maior parte de seus afazeres. Por isso, o ideal é que a maior parte das suas tarefas importantes esteja de fato no segundo quadrante, o que garantirá menos estresse e ansiedade. Por isso é fundamental que você organize as tarefas desse quadrante de forma assertiva, estabelecendo prazos adequados e realistas, e que as cumpra exatamente da maneira como forem agendadas.
Se isso não acontecer, há grande probabilidade de que essas atividades migrem para o primeiro quadrante a qualquer momento, por falta de conclusão dentro do tempo adequado.
Delegar
Essas são as tarefas que precisam ser realizadas rapidamente na Matriz de Eisenhower, mas que podem ser entregues nas mãos de outras pessoas, pois apesar da urgência, não são importantes.
Por serem de urgência alta, é comum que você as acabe confundindo com importantes, mas na realidade, elas apenas atrapalham sua produtividade. Alguns exemplos incluem entrevistas desnecessárias, responder e-mails pouco úteis, reuniões que podem ser conduzidas por outra pessoa, etc.
Se você ficar em dúvida, pergunte-se se ela precisa ser de fato realizada por você mesmo. Em caso positivo, fica no segundo quadrante; em caso negativo, vai para o terceiro, para chegar nas mãos de outra pessoa – e é aí que você precisa exercitar seu espírito de equipe. Porque é claro que, tecnicamente, você poderia executá-las . Mas delegá-las a outras pessoas vai te fazer ter tempo para priorizar o que realmente é importante para você.
Vale lembrar que essas tarefas delegadas precisarão ser monitoradas posteriormente. Isso pode ser feito por telefone, e-mail, reuniões… Mas talvez a melhor opção para isso seja usar uma ferramenta de gestão de projetos, como o Trello.
Eliminar
Essas são as tarefas consideradas perda de tempo na Matriz de Eisenhower e não devem ser feitas para não tirar tempo de coisas mais urgentes e mais importantes. Em resumo, são aquelas que acabam com a sua produtividade.
Exemplos bastante comuns são conferir suas redes sociais, as notificações em seu telefone, jogar algum game ou qualquer outra atividade que você usa simplesmente para procrastinar aquilo que, de fato, precisa ser feito.
Descubra quais são esses hábitos, inclua-os no último quadrante, e os elimine o quanto antes da sua rotina geral. Mas não quero dizer que em nome da produtividade você deve eliminar tudo da sua vida que você gosta mas que não serve a um propósito específico. Não é bem assim, eu mesmo tenho meus momentos de assistir séries no Netflix, jogar um videogame ou simplesmente relaxar.
Para chegar na decisão de quando e o que fazer durante a sua rotina produtiva para relaxar, uma boa ideia é aplicar as estratégias do Minimalismo aqui e cortar tudo o que não for prioridade. Para isso, você pode, por exemplo, definir um horário específico para essas coisas.
Particularmente eu gosto de trabalhar com “recompensas”. Me condiciono a jogar um pouquinho ou fazer algo “menos nobre” depois de finalizar meus compromissos do dia. Assim eu consigo ter certeza que estou sendo produtivo e também aproveitando meus hobbies.
Benefícios de usar a Matriz de Eisenhower
Como você deve ter percebido, a Matriz de Eisenhower não exige nenhuma nova habilidade ou aprendizado. A grande vantagem dela está justamente na simplicidade em ajudá-lo a mudar sua mentalidade, separando prioridades de desperdício. Dessa maneira, você consegue:
- Perceber a importância de cada atividade;
- Avaliar o que é urgente de verdade;
- Praticar a autoconsciência e autoanálise;
- Tomar decisões mais rapidamente;
- Trabalhar melhor em equipe;
- Alcançar suas metas em menos tempo;
- Sentir-se realizado;
- Organizar seu dia com mais facilidade;
- Em resumo, aumentar sua produtividade.
O problema da tomada de decisão
Talvez o processo mais difícil no uso da Matriz de Eisenhower, especialmente no início, seja na tomada de decisão sobre em qual quadrante colocar cada tarefa, separando o que é importante do que não é, e o que é, de fato, urgente.
Esse processo de decidir onde vai cada coisa, pode parecer grande e chato demais e, consequentemente paralisar o uso da matriz de Eisenhower. Não é o que eu desejo para você.
Por isso, para facilitar esse processo de uso (e de tomada de decisão) da matriz de Eisenhower uma sugestão é começar com uma lista de tarefas (se você não tem uma ferramenta ainda para isso, eu recomendo e uso o Todoist), de forma a visualizar tudo o que está pendente. Então, observe cada uma delas à luz de três perguntas:
- A não conclusão da tarefa vai ser ruim ou vai gerar alguma problema?
- Eu preciso fazer a tarefa agora ou posso agendar para mais tarde?
- Eu consigo delegar essa tarefa a alguém?
A pergunta número um lhe permite separar as tarefas entre importantes e não importantes, pois, se a resposta for “sim”, significa que se trata de algo importante. A pergunta dois identifica o que é urgente ou não. Caso você precise realizar algo entre hoje e amanhã, significa que é urgente mesmo. E a pergunta três responde se você precisa realizar essa tarefa sozinho ou pode entregar nas mãos de outra pessoa.
Essas três perguntas preenchem todos os três primeiros quadrantes e já te ajudam a tomar a decisão do que vai em qual lugar. Tudo aquilo que sobrar pode ser classificado como não importante e não urgente, não sendo necessária a sua realização e segue, portanto, para o quarto quadrante, de eliminação.
No entanto, às vezes podem surgir dúvidas quanto a, de fato, deletar algo de seu dia ou mesmo de sua agenda. Acho que é comum do ser humano ter receio de desapegar e abrir mão de alguma coisa com medo de querer aquilo no futuro.
Nesse caso, você precisa descobrir seu foco, para saber se essa tarefa lhe traz algum benefício ou só consome tempo e energia. Para isso, você pode se questionar:
- Quais são os valores que guiam a minha vida?
- Quais são as minhas metas?
- O que eu estou buscando com o meu trabalho?
- Eu realmente preciso/gosto de fazer isso?
Agora que você já entendeu os conceitos da Matriz de Eisenhower e entendeu uma forma simples de facilitar a decisão da classificação das suas tarefas, deixa eu te mostrar uma forma prática de desenhá-la.
Passo a passo de como fazer a Matriz de Eisenhower
Eu gosto bastante de sempre ter um processo para seguir, pois isso facilita a minha organização. O que eu costumo fazer é ter esses 5 passos abaixo:
- Lista de tarefas: Ponha no papel (melhor ainda se for no Evernote ou no Todoist) tudo o que você precisa fazer, inclusive as atividades que você faz repetidamente, todos os dias.
- Cronograma: Faça um agendamento para todas essas tarefas, assim você saberá identificar o que precisa ser feito dentro das próximas 48 horas e o que pode ficar planejado para mais adiante.
- Classificação (Tomada de Decisão): Faça a análise sugerida no bloco anterior (de como decidir e classificar), para definir quais tarefas vão em cada cada quadrante.
- Quadrantes coloridos: Dependendo da ferramenta que você estiver utilizando dê uma cor para o nível de priorização de cada quadrante, de forma a agilizar o entendimento da Matriz e Eisenhower. Por exemplo:
- Verde: Fazer
- Azul: Agendar
- Amarelo: Delegar
- Vermelho: Eliminar
- Execução: Se você organizou suas tarefas usando a matriz de Eisenhower, já está pronto para colocar a mão na massa e ir evoluindo com o que se propôs a fazer.
Conclusão
Essa é uma das ferramentas que eu mais acredito que podem te dar clareza em relação às suas atividades, tarefas e o que você precisa fazer diariamente.
Por isso, se eu pudesse te deixar com um pensamento seria o de adaptar ela para a sua realidade e para o que você acredita que pode te ajudar. Se você gosta de caderninhos, desenhe a matriz em uma folha e escreva suas tarefas lá. Se for mais digital, como te falei, o Todoist pode ser um grande aliado. Em resumo, use a ferramenta que mais se adequa à sua realidade para que isso não seja uma barreira.
Outro ponto importante, é que você tenha a consciência de que, muito possivelmente, você sinta mais dificuldades nas primeiras vezes em que preencher a Matriz de Eisenhower, mas a tendência é que conforme você for usando esse método, cada vez mais você terá uma visão mais clara de como classificar e ele vai se tornar natural.
E você, já conhecia a Matriz de Eisenhower? Costuma usar ela ou outro método para priorizar as suas tafefas? Compartilha comigo aqui nos comentários que eu vou adorar entender um pouco mais do que você faz.
Show, amei esse conteúdo!
Oi Sônia, fico feliz do conteúdo ter ajudado! Se eu puder ajudar de mais alguma forma é só me falar
Gratidão Rafael!