A lista de alavancagem é o conceito de usar uma lista de tarefas onde tudo que precisa ser feito nela te proporciona algum tipo de ganho no futuro.
Veja se este é o seu caso: você faz listas de tarefas com alguma regularidade, organiza as coisas de acordo com suas prioridades, separa urgente de importante, mas, ainda assim, não consegue manter um planejamento semanal e acaba basicamente copiando e ampliando a lista de uma folha para a outra do planner?
Então, talvez o seu caso precise de uma lista de alavancagem.
Não pense que você é o único que passa por isso. Há milhares de pessoas que lutam diariamente pela organização e cumprimento de seus afazeres, tanto no âmbito profissional como pessoal. No entanto, a lista de alavancagem pode ajudar a resolver esse problema. Entenda melhor como.
O que é uma lista de tarefas
Tradicionalmente, trata-se de uma lista de atividades que você precisa ou quer completar. Está organizada em ordem de prioridade, em geral, em um bloco de notas – físico ou digital (eu uso o Todoist por exemplo). Ela lista tudo o que precisa ser feito, com o mais importante no topo da lista e o menos importante no final.
A lista de tarefas permite que você visualize rápida e facilmente que atividades e projetos precisam de sua atenção imediata e quais podem esperar e, portanto, tê-la em mãos significa que você não esquecerá nada do que for prioritário.
Quando as listas de tarefas funcionam, você se torna uma pessoa mais organizada e responsável, e fica menos ansioso e estressado porque sabe que você colocará seu foco de tempo e energia naquilo que tem mais valor para você e sua equipe, sendo, assim, mais produtivo.
Parece algo bastante básico e bem estruturado, mas é surpreendente o número de pessoas que não consegue ter sucesso com esse sistema de trabalho, pois acabam tendo mais tarefas do que conseguem executar e acabam tendo mais frustrações do que felicidade em seu uso..
O que é uma lista de alavancagem
O termo alavancagem significa utilizar algo que você já tem para alcançar algo novo e, por vezes, melhorado.
Enquanto a lista de tarefas inclui atividades que precisam ser executadas uma a uma, que se repitam com regularidade (como responder e-mails, por exemplo), a lista de alavancagem inclui tarefas que continuam funcionando para você depois de já terem sido realizadas (como programar robôs de seu software de e-mails para responder alguns e-mails padrão continuamente).
As listas de tarefas reúnem obrigações que requerem força de vontade toda vez que tiverem de ser concluídas. A lista de alavancagem, por sua vez, exige motivação apenas uma vez, e continua funcionando no futuro, porque produz recursos duráveis.
Com a lista de alavancagem, cada tarefa cumprida reduz e/ou simplifica a lista seguinte.
Como ver tarefas pelo prisma da lista de alavancagem
Ver a tarefas pelo prisma da lista de alavancagem significa, em palavras simples, tentar transformar seus afazeres diários e repetitivos em tarefas únicas, que produzem recursos duráveis ou que ficam automatizadas, de forma a, inclusive, caírem fora da própria lista de tarefas.
O objetivo é, portanto, “gastar” mais tempo, uma única vez, pensando em como modificar e reorganizar suas tarefas de modo que boa parte delas se torne uma lista de alavancagem.
O primeiro passo é identificar quais de suas atividades ficarão em sua agenda, como uma lista de tarefas organizada por prioridades e quais poderão “evoluir” para uma lista de alavancagem.
Para fazê-lo, basta você definir se cada tarefa, após executada, terá de ser feita de novo e de novo, com certa regularidade, assim ocupando seu tempo agora e no futuro, sem margem de tempo livre. Se não tem jeito, e ela precisa ser refeita toda vez, então, fica na lista de tarefas mesmo.
No entanto, se, ao concluir tal tarefa, ela vier a organizar um sistema, uma automação, isto é, um recurso durável que permite que você não precise acessá-la com frequência, então você está produzindo tarefas de uma lista de alavancagem, que poupa seu tempo no futuro.
Como diferenciar a lista de tarefas da lista de alavancagem
Um exemplo pessoal meu: toda vez que eu tinha reuniões de trabalho, eu as inseria no meu Google Calendar, e depois acabava colocando também no meu Todoist (que é o software que uso para minha lista de atividades como falei ali em cima).
Ainda que pouco, isso consumia parte de meu tempo produtivo diariamente. Então, criei uma tarefa na minha lista de alavancagem, que era criar uma automação no IFTTT. Agora, automaticamente, toda vez que um evento é criado no Google, ele é lançado também no meu Todoist.
Vou apresentar alguns outros exemplos para facilitar seu entendimento da diferença daquilo que serve para uma lista de tarefas e o que serve para uma lista de alavancagem – tanto na vida pessoal quanto profissional.
Lavar a louça
- Lista de tarefas: lavar os pratos e utensílios de cozinha cada vez que faz uma refeição.
- Lista de alavancagem: instalar uma máquina de lavar louça em casa.
Lavar o carro
- Lista de tarefas: lavar seu automóvel ou levá-lo até um lava jato com certa frequência.
- Lista de alavancagem: contratar um serviço de lavagem que busca seu automóvel no trabalho e o entrega limpo ao final do expediente.
Cuidar do corpo
- Lista de tarefas: comprar novos produtos de beleza e higiene pessoal sempre que um item termina.
- Lista de alavancagem: assinar um serviço de entrega de produtos na sua casa, personalizado conforme o seu tipo de pele, cabelo e preferências particulares.
Responder e-mails
- Lista de tarefas: responder cada e-mail um a um, mesmo que várias vezes você simplesmente copie e cole o que já enviou previamente.
- Lista de alavancagem: configurar um robô que envie respostas automáticas de acordo com o assunto de cada e-mail.
Pagar contas
- Lista de tarefas: pagar todo mês cada um dos boletos recebidos.
- Lista de alavancagem: configurar débito em conta sempre que possível.
Fazer uma poupança
- Lista de tarefas: separar manualmente um valor, todo mês, para uma outra conta que servirá para planos ou emergências.
- Lista de alavancagem: automatizar um determinado valor para ser transferido mensalmente, assim que seu dinheiro cair na sua conta corrente.
Treinar a equipe
- Lista de tarefas: treinar cada funcionário novo que entra na empresa.
- Lista de alavancagem: gravar um treinamento que possa ser reutilizado a cada nova contratação.
Cuidar da alimentação
- Lista de tarefas: cozinhar ou comprar suas refeições e lanches um a um.
- Lista de alavancagem: contratar um serviço de marmitas que produz e entrega todas as suas refeições de acordo com suas preferências.
No final das contas, trata-se de analisar as tarefas que você está fazendo, mapear as que são repetitivas e que não geram nenhum grau de alavancagem, para, a partir daí, ir mudando para atividades que gerem alavancagem sempre que possível.
