Um exemplo prático para você entender a Lei de Parkinson: certamente você já esteve em uma reunião de uma hora em que o assunto já estava resolvido na metade do tempo, mas, ainda assim, você e seus colegas passaram os últimos 30 minutos falando de outras coisas já que aqueles 60 minutos estavam reservados para isso mesmo.
A verdade é que as pessoas destinam às tarefas mais tempo do que elas realmente precisam. Às vezes é porque elas querem ter uma margem de erro. Mas, na maioria dos casos, é simplesmente porque elas têm uma ideia exagerada do tempo que cada coisa leva. De fato, não costumamos ter uma real noção de quão rapidamente uma tarefa pode ser completada, até que o façamos.
Vamos entender melhor como a Lei de Parkinson se aplica às nossas vidas.
O que é a Lei de Parkinson
“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”. Essa frase é uma espécie de resumo da Lei de Parkinson, e foi com ela que o historiador Cyril Northcote Parkinson abriu um ensaio satírico sobre a burocratização do trabalho, em 1955, no jornal The Economist.
Segundo tal lei, se algo precisa ser feito em uma semana, será feito em uma semana. Mas se precisa ser entregue amanhã, então será entregue amanhã. É como se não planejássemos nossos prazos de acordo com a complexidade da tarefa a ser cumprida, mas, basicmente, conforme o tempo que temos disponível.
Nos anos 1960, estudos comprovaram o que a Lei de Parkinson havia mostrado poucos anos antes. Nos experimentos, foi dado um tempo extra “acidental”, para que determinadas tarefas fossem cumpridas. E as tarefas acabaram consumindo todo o tempo ofertado.
Em 1999, em um novo estudo, foi pedido que um grupo de participantes avaliasse quatro conjuntos de fotografias em um determinado período. Então, durante a atividade, eles foram avisados que o quarto conjunto havia sido cancelado. Como resultado, os participantes gastaram mais tempo com o terceiro conjunto, ao invés de simplesmente concluir antes.
É como se o cérebro humano entendesse que, se temos um determinado período para a realização de um trabalho, isso significa que precisamos desse tempo para fazê-lo e até mesmo que, se terminarmos mais rapidamente, estaremos entregando um serviço mal-feito.
Isso também pode acabar levando a outro desmembramento da Lei de Parkinson: aumentar o trabalho para que ele de fato ocupe todo o tempo disponível.
Imagine que você e seus colegas têm duas semanas para resolver um problema em um projeto cuja resolução poderia estar concluída dentro de algumas horas. Mas, então, como vocês têm tempo de sobra, vocês começam a avaliar outras questões subjacentes e relacionadas. Dessa forma, o escopo passa a aumentar em uma proporção que, de fato, exigirá as duas semanas para ser entregue.
Ao definirmos o prazo de uma tarefa de acordo com o tempo que temos, acima do que o tempo que a tarefa realmente precisa, criamos um mindset que resulta em tempo perdido e processos ineficientes. Essa é a essência do que a Lei de Parkinson nos diz.
Mas é claro que isso não quer dizer que devamos estabelecer prazos irreais. Todo projeto precisa de um tempo verossímil e não podemos dizer que construiremos um shopping em uma semana. É lógico que, quanto mais complexa, mais tempo uma tarefa levará para ser concluída.
Quem foi Cyril Parkinson
Cyril Northcote Parkinson foi um historiador britânico, que ficou famoso com o ensaio publicado no The Economist, citado acima.
Concluiu seu Ph.D. na Kings College, em Londres, em 1935. Seus estudos sobre produtividade e burocracia se baseiam muito na sua experiência como Oficial do exército britânico durante a Segunda Guerra Mundial.
Segundo ele, os administradores públicos criavam trabalho uns para os outros, para que pudessem aumentar seus subordinados e, assim, seu prestígio. Foi a partir dessa observação que ele desenvolveu seu ensaio crítico-satírico de que o trabalho cresce para ocupar todo o tempo disponível.
Para ilustrar o ensaio, ele usa o exemplo do que viria a ser conhecido como Lei de Parkinson. Ele fala sobre uma senhora escrevendo um cartão postal para a sobrinha. Visto que ela não tinha nada mais para fazer em seu tempo livre, ela leva o dia inteiro para concluir a tarefa.
Porque desperdiçamos nosso tempo
O desperdício de tempo vem essencialmente de duas questões. Primeiro, quem nunca deixou para o último dia aquele trabalho que teve uma semana inteira para ser realizado? A Lei de Parkinson e a procrastinação andam juntinhas. Quando você tem tempo, você usa o tempo de que dispõe. Ou fazendo tudo mais devagar, ou deixando para começar quando o prazo está chegando ao fim.
Segundo, porque prazos apertados tendem a ser mais motivadores. A Lei Yerkes-Dodson, por exemplo, diz que existe um certo nível ideal de excitação que melhora o desempenho de nossas tarefas. Quando a deadline está próxima, nosso nível de estresse aumenta, provocando essa motivação e concentração que nos impelem a produzir de uma vez por todas, o que não acontece quando temos consciência de que ainda temos tempo…
Como superar a Lei de Parkinson em 4 passos
- Tenha uma visão clara do valor do seu trabalho
Quando seu chefe pede para que você faça uma determinada atividade, sem informar para quando nem por quê, você não sente motivação alguma em começar, certo? Isso acontece porque sente que esse trabalho não tem importância alguma. Portanto, é de essencial que as pessoas envolvidas em uma determinada tarefa ou projeto tenham noção do impacto daquilo e do que ele representa para a companhia.
- Defina responsabilidades
Quando se trata de um trabalho em grupo, é de suma importância que cada um saiba qual é seu papel. O modelo DACI, da tomada de decisão, pode ajudar nesse processo, estabelecendo:
- Condutor (driver): a pessoa responsável por se comunicar com todas as partes envolvidas, coletar informação, aquele conduz à decisão final.
- Aprovador (aprover): quem toma a decisão final, aprovando ou não, de acordo com os pontos apresentados.
- Contribuintes (contributors): as pessoas que têm conhecimento e expertise que poderão influenciar na decisão. Elas oferecem informação, mas não têm “voz de poder”.
- Informados (informed): aqueles que serão somente informados sobre a decisão tomada.
- Entenda qual é o escopo
Lembre-se que o trabalho pode se expandir se sobrar tempo segundo a lei de parkinson, por isso limitar o escopo é a melhor maneira de evitar isso. Defina, junto com a equipe, o que fica dentro e fora do escopo corrente. Assim, se surgirem novos pontos durante a execução, qualquer participante será capaz de identificar se se trata de algo desse projeto ou se deve entrar em um próximo.
- Desenvolva um cronograma
Por fim, para fugir dos problemas ocasionados quando você está em uma situação em que a lei de parkinson pode ser aplicada, defina seu cronograma em dias, não semanas ou meses. Essa pequena mudança pode alterar completamente o senso de urgência de cada etapa. Identifique os milestones e prazos internos do cronograma – não somente a entrega final do projeto. Isso torna uma grande tarefa mais gerenciável e faz com que a equipe ganhe motivação a cada fase concluída.
