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No artigo de hoje vamos explorar o que é a organização digital e por onde você pode começar. Esse é um post convidado, mais uma vez tenho o prazer de receber a Alice Santos da Avesso do Caos (vale ver a entrevista dela por aqui). Então vamos lá:

Como lidar com a tecnologia

A tecnologia surgiu com a promessa de facilitar a nossa vida e otimizar o nosso tempo, mas às vezes parece que ela é a grande vilã não é verdade? O imenso volume de notificações, caixa de entrada de e-mails, lotada, celular sem espaço de memória e a gente perdendo um bom tempo tentando encontrar o que precisa para lidar com a rotina. 

Mas na verdade, a tecnologia não é a vilã em si, ela é só a ferramenta e a gente precisa saber usar de uma maneira que nos ajude adaptando-a a nossa necessidade. É aí que entra a organização digital, ela transforma a tecnologia em uma ferramenta realmente útil para uma vida mais leve e produtiva. 

O que é Organização Digital

A organização digital nada mais é do que a aplicação de técnicas e métodos de organização (setorização, classificação, triagem, priorização, planejamento, etc) aos dispositivos e informações digitais. 

Os dispositivos são os espaços virtuais (apesar de serem em maioria objetos físicos, o que conta é a sua capacidade de armazenamento e processamento) que guardam e/ ou acessam informações como computador, HD externo, celular, tablet, nuvem, pen drive, cds e disquetes (sim, ainda existem).

Já as informações digitais são as notas, aplicativose-mails, arquivos, fotos, senhas, conversas, atividades, enfim, tudo que você armazena nos dispositivos. 

Porque a Organização Digital é importante

Vivemos cada vez mais no mundo digital. Trabalho, diversão, comunicação com a família, meditação, estudo. E se a vida está migrando para o digital, a bagunça acaba migrando também, afinal “onde existe vida, existe bagunça”. Sabe aquela sensação de estresse ao não conseguir encontrar as coisas e aquele acúmulo de informações?

A organização digital ajuda a resolver isso. Eu gosto muito de uma frase que a Gabriela Brasil (referência na área aliás, eu aprendi com ela) costuma falar que ilustra bem isso: “um ambiente virtual desorganizado pode ser tão caótico e estressante quanto um ambiente físico desorganizado”. Otimizar o tempo de busca por si só já é um ganho imenso, mas a organização digital também pode te ajudar a reduzir os custos de espaço de armazenamento e compra de novos dispositivos ou ainda lidar com a burocracia e garantir a segurança dos seus dados, por exemplo. 

O que é possível organizar no digital

Tudo que existe no ambiente digital é passível de ser organizado. De qualquer forma, os profissionais que atuam com organização digital acabam se especializando em algum (ou vários) dos serviços abaixo, o que pode ser uma boa lista para você se inspirar por aí:

  • Migração de informações para o digital: digitalização de papéis, documentos e fotografias para que sejam armazenados nos dispositivos digitais e fiquem mais fácil de acessar quando necessário.
  • Segurança da informação: configuração de anti-vírus, firewall e aplicativos que ajudem a manter segurança das informações armazenadas nos dispositivos (minimizando as chances de perda) incluindo sistema de backup de dados.
  • Mapeamento da classificação das informações: entendimento do contexto de utilização das informações e criação de categorias estruturadas em uma taxonomia para facilitar o agrupamento das mesmas de maneira que faça sentido para quem irá utilizar.
  • Estruturação de sistema de gestão das informações: mapeamento e documentação do fluxo das informações (coleta, armazenamento, acesso, criação, alterações, compartilhamento) entre os dispositivos e aplicativos.
  • Reorganização dos arquivos e informações digitais: triagem, eliminação de duplicidade e informações desnecessárias e setorização de acordo com a classificação e sistema de gestão das informações definidos.
  • Otimização dos aplicativos: triagem, eliminação das notificações desnecessárias,  reconfiguração e sincronização das informações relevantes.
  • Treinamento e disseminação de boas práticas: compartilhamento de conhecimento sobre aplicativos, dispositivos e técnicas de organização para ajudar as pessoas a lidarem com a tecnologia e sua evolução frequente.

Por onde começar

Não existe certo e errado. Eu acredito que um bom lugar pra começar seja sempre aquele que te incomoda mais.

Por exemplo, você se irrita toda vez que abre o computador e vê sua área de trabalho cheia de arquivos, então pode começar por aí. Outra pessoa pode preferir começar pelos e-mails que estão se acumulando. Faz sentido tirar da frente as questões que te tomam mais tempo e só então focar em um sistema maior que faça sentido.

Mas quando estou trabalhando ajudando outras pessoas, gosto de começar pelo mapeamento da classificação das informações porque ele promove um exercício de autoconhecimento e observação que gera clareza quanto ao que é realmente importante (#ficaadica). 

O que pode acontecer com a sua organização digital é ser mais difícil sozinho dar conta do volume de informações e dispositivos a organizar se você nunca parou para pensar sobre isso, então nesse caso a ajuda de um profissional pode ser uma boa, seja através de consultorias ou cursos com passagem de conhecimento para que você possa aplicar a sua realidade pessoal.

Rafael Avila

Carioca, empreendedor, sócio fundador da LUZ, professor de Excel, consultor e um apaixonado por produtividade. Acredito no poder que temos de ser as nossas melhores versões todos os dias.

2 Comments

  • Susana disse:

    Rafael, que site assertivo, com excelente conteúdo e tácticas, muito bem organizado! Tenho TDAH (e hiperfoco), mas este site está super bem escrito e intuitivo, não me perdi nem uma vez. Obrigada!

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