Pensar na taxonomia pessoal é refletir sobre a sua própria organização.

Para saber se você está mandando bem ou não nesse tema, vale a pena responder a essas perguntas aqui:

  • Você já precisou de um documento e não conseguiu encontrar de jeito nenhum?
  • Ou pensou em um post muito legal que já tinha lido mas não encontrou no Google de forma alguma?
  • Talvez precisasse da garantia de um eletrodoméstico, mas ela se perdeu nas gavetas zoneadas onde fica a sua papelada?
  • Ou pensou em umas fotos lindas de uma viagem que fez, mas acabou apagando elas da máquina e “perdeu” as lembranças?

Se a sua resposta para uma ou mais dessas perguntas foi positiva, talvez você precise melhorar um pouco a sua organização e eu vejo a taxonomia pessoal como a pedra fundamental para esse controle pessoal melhor.

O que é taxonomia pessoal

O nome assusta mais do que a essência em si. Taxonomia nada mais é do que a área da biologia dedicada à organização e classificação dos seres vivos em grupos distintos de acordo com características comuns que eles possuem.

Se levarmos esse conceito para o mundo da organização e produtividade, temos na taxonomia pessoal a classificação e categorização de todas as nossas informações e documentos em grupos similares.

Esse é um princípio básico da organização pessoal e pode te ajudar a encontrar o documento que você precisa em determinado momento ou mesmo a relembrar conhecimentos e informações interessantes para você.

Como fazer a sua taxonomia pessoal

Então se você quer ser um pouco mais organizado e gostou desse conceito, deixa eu te mostrar o caminho que na minha opinião vale a pena você seguir.

Nesse momento não vou falar ainda da minha taxonomia pessoal (isso está mais abaixo no post). Por enquanto eu só quero te mostrar que existe um passo a passo super simples que pode te ajudar a organizar e categorizar as suas informações em grupos.

  • Passo 1: Levantar grupos de atividades pessoais. Alguns exemplos são:
    • Estudos, cursos e livros
    • Projetos pessoais
    • Documentos
    • Finanças
    • Fotos
    • Planejamento de viagens
  • Passo 2: Levantar grupos de atividades profissionais. Alguns exemplos são:
    • Função principal atual
    • Projetos da empresa
    • Participação em ONGs
    • Currículo, diplomas e certificados
    • Referências
  • Passo 3: Determinar quais são os grupos maiores (mais relevantes) e quais são os seus sub-grupos
  • Passo 4: Criar a sua taxonomia pessoal de forma visual (usando o PowerPoint ou uma ferramenta de mapas mentais)
  • Passo 5: Criar a estrutura física e virtual para armazenar essas informações e documentos
  • Passo 6: Colocar em prática e atualizar sua taxonomia pessoal periodicamente (anualmente)

Como você deve ter percebido, fazer a sua taxonomia pessoal (definir os grupos e categorias utilizadas) não é o mais complicado. O passo a passo é bem simples e serve para te dar uma estrutura inicial. Ainda assim vale a pena ter alguns cuidados como evitar muitas categorias principais e muitos sub-níveis (eu indico só um mesmo).

O mais complicado mesmo é colocar a sua taxonomia em prática de forma contínua no dia a dia.

A minha maior dica para isso é um sistema produtivo que processe os documentos e informações conforme eles passem por você. Se você for daqueles que vai acumulando para organizar tudo de uma vez é bem provável que vá deixar tudo desandar em algum momento.

Minha Taxonomia Pessoal

Para te ajudar a passar pelos passos 1, 2, 3 e 4 e a definir os seus principais grupos, vou te falar dos meus. Eu tento manter a minha classificação bem simples. Li em alguns lugares para não passar de 10 grupos, mas eu prefiro ficar com bem menos (no meu caso são 4).

Fiz essa organização pelo MindMeister, que é uma ferramenta bem prática e gratuita para o uso básico como esse que te mostro abaixo:

Taxonomia Pessoal organização Rafael Avila Mindmeister

Vamos à divisão dos meus grupos então (reforço que você não deve fazer algo exatamente igual, mas talvez te inspire a fazer a sua organização):

  • Pessoal
    • Finanças
    • Estudos
    • Planejamento de Viagens
    • Saúde
  • Profissional
    • LUZ
    • Academia do Consultor
    • The Canvas Revolution
    • Mar Adentro
    • Sua Produtividade
  • Documentos
    • Certidões (de nascimento, de casamento, etc)
    • Contas a Pagar
    • Fotos
    • Notas Fiscais (do que é possível abater no imposto de renda)
    • Garantias (de eletrodomésticos, relógios, etc)
    • Docs (passaporte, CPF, identidade, CNH, etc)
  • Referências
    • Podcasts
    • Livros
    • Blogs
    • Ferramentas

Organizando a taxonomia pessoal no seu ambiente físico e virtual

Como eu falei antes, só fazer a sua taxonomia pessoal é muito simples, porque a nossa mente e mapas mentais que você usar aceitam de tudo. O problema mesmo é quando nos deparamos com a realidade.

Manter a rotina e criar o hábito de organizar todas as informações e documentos que você tem e que passam por você (tanto física quanto virtualmente) que me parece ser o mais complicado mesmo. Por isso, acredito que essas dicas práticas podem te ajudar:

No ambiente físico

A minha primeira dica e talvez a mais importante é para evitar documentos físicos o máximo que você puder. Além de ser sustentável, no longo prazo mesmo você sendo organizado(a), tem sempre o risco de perda de informação, seja por uma adversidade (como um incêndio) ou por descuido mesmo (jogar algo fora que não deveria ou esquecer de algo importante porque está super bem guardado na parte de trás da última gaveta do armário).

Dito isso, existem alguns documentos que você vai ter que guardar (apesar de poder digitalizar boa parte deles para o Evernote usando o app Scannable ou outro similar).

Para esses, eu gosto de usar aquelas pastas sanfonadas com divisórias, pois acaba me permitindo juntar muitos documentos em um só local e organizar melhor as minhas informações.

Taxonomia Pessoal organização Rafael Avila pasta com divisórias sanfonada

A minha é um pouco mais feia do que essa por não ser colorida (estou até pensando em comprar uma nova para ficar ainda mais fácil visualmente de separar cada tipo de documento).

Ciclo de vida de documentos

Outra coisa que vale a pena comentar é sobre o apego excessivo que muita gente tem com documentos. Lembre-se que com o passar do tempo vale fazer um exercício de destralhar e jogar fora mesmo os que perderem o seu valor. Muitos caducam depois de 5 anos.

No ambiente virtual

Nos dias de hoje a organização digital passou a ser essencial para todo mundo. A quantidade de informações que passam por você (imagens, vídeos, apresentações, planilhas, documentos, arquivos em geral, links, etc) é gigantesca e saber como processar isso vai te permitir ter a capacidade de eliminar o que não for útil, guardar o que for importante e a encontrar o que precisar, quando precisar.

Vejo dois processos importantes e distintos. O primeiro é o de ter uma estrutura de pastas similar à sua taxonomia pessoal. Faço exatamente isso, com a exceção de algumas pastas serem compartilhadas via Dropbox (da LUZ, da Academia do Consultor e do Canvas Revolution) com meus sócios.

Veja abaixo um exemplo do caminho Taxonomia Pessoal (que no meu computador mudei para organização pessoal que acho mais bonito) > Pessoal > Sub categorias da divisão pessoal

Taxonomia Pessoal organização Rafael Avila pastas virtuais

O segundo (e mais importante) é ter um aplicativo onde você possa guardar e organizar informações e documentos.

Aplicativo para guardar informações

O que eu uso para tudo é o Evernote. No link explico o passo a passo de como utilizar ele, de como usar o Evernote Web Clipper e o próprio Scannable que comentei mais acima.

Com uma taxonomia pessoal bem feita, fica fácil criar cadernos (que funcionam como os grupos e sub-grupos) e também a fazer buscas pelas suas notas (anotações, referências, links, documentos, etc) no Evernote.

Exemplo da Alice, da Avesso do Caos

Aproveitando o tema, eu combinei com a Alice, da Avesso do Caos (que já entrevistei por aqui) de trazer o que ela pensa sobre taxonomia pessoal para cá.

Gosto bastante da visão dela sobre organização e consegui tirar excelentes insights do post dela para aproveitar e melhorar o meu processo de organização.

Para começar, ela sugere um olhar sobre os dispositivos que são usados e que vão afetar diretamente a forma como a informação se relaciona. No caso dela é o celular, o notebook, um HD externo e o Google Drive. Entender isso, pode direcionar que tipo de informação e quais grupos da sua taxonomia pessoal vão para cada “quadrado”.

Essa organização tem uma relação direta com as categorias de classificação das informações que ela usa, que são

  • Estado da Informação: Referências, apoio, histórico de criação e criação em andamento
  • Área da Vida: Avesso do Caos, 3D Ordem, outras parcerias, estudos e autoconhecimento
  • Tipo: Post, roteiro, newsletter, anotações de estudo, registros oficiais e materiais

Outra coisa relevante que ela menciona por lá (e que me identifico) é de não usar todas as classificações em todos os aplicativos e dispositivos.

Já falei aqui, mas reforço que curto bastante a forma que ela fala e enxerga a organização e produtividade e te convido a conhecer o post que ela escreveu na íntegra sobre taxonomia pessoal.

Conclusão

Não existe um caminho 100% certo de se fazer a sua taxonomia pessoal, só realmente acho importante que você tenha uma, pois isso vai te ajudar muito a organizar as informações e documentos que passam por você.

Além disso, lembre-se que de nada adianta ter uma organização linda e perfeita se você não coloca isso na prática com aplicativos e estruturas digitais/físicas que te façam sentido.

Te faço um convite de compartilhar a sua taxonomia pessoal e organização comigo aqui nos comentários.

Rafael Avila

Rafael Avila

Carioca, empreendedor, sócio fundador da LUZ, professor de Excel, consultor e um apaixonado por produtividade. Acredito no poder que temos de ser as nossas melhores versões todos os dias.

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